O momento é de expansão no setor. Novas instalações estão sendo projetadas, construídas e inauguradas em diversas cidades do Brasil. E isso é uma ótima notícia! Mas crescimento traz desafios. E não são poucos. Subestimá-los, ou simplesmente desconsiderá-lo, pode significar enormes somas de dinheiro transformadas em instalações disfuncionais, mal dimensionadas e desconexas das reais necessidades dos pacientes e dos profissionais que ali desempenharão suas atividades ao longo de anos ou décadas.
Por isso, antes começar a bater estacas, devemos colocar nossas MUITAS cabeças para pensar, planejar com cuidado, considerando múltiplas alternativas e aprendendo a ouvir atentamente as diferentes perspectivas e pontos de vistas. É no projeto que estão as maiores oportunidades de se poupar recursos financeiros e esforço humano de maneira permanente. Instalações mal projetadas podem custar mais caro e complicar significativamente o dia-a-dia de milhares de pessoas.
Buscando minimizar tais riscos, diversos hospitais tem utilizado um conjunto de técnicas lean conhecidos com ?Processo de Preparação da Produção? (3P). Trata-se, em essência, de planejamento minucioso, baseado em simulações e protótipos, que tem no envolvimento das pessoas que executam (ou executarão) o trabalho sua principal força criativa.
Os fluxos de pessoas, materiais, equipamentos e informações são testados, criticados e ajustados antes que as decisões críticas de investimento sejam tomadas. Assim, torna-se possível incorporar ao projetos ideias valiosas, que podem economizar recursos, tornar mais eficiente o trabalho das equipes e melhorar a qualidade da assistência de maneira permanente. Além de funcionários e provedores, muitas vezes convidam-se pacientes/clientes para contribuir com suas ideias e percepções diante do desafio de criar algo melhor, mais seguro e mais eficiente.
Para ilustrar simplificadamente a lógica que está por traz desse tipo de abordagem, segue uma imagem que capturei enquanto visitava um hospital nos EUA. Com o desafio de combinar as melhores ideias, a equipe responsável pelo projeto estava usando as técnicas de 3Ps para projetar a expansão do centro cirúrgico. A foto mostra a planta baixa do novo bloco, só que repleta de observações feitas pelas equipes médica e de enfermagem (papeizinhos coloridos), apontando necessidades críticas de ajustes. Sem essa etapa fundamental, certamente o futuro bloco seria muito mais ?complicado? para aqueles que ali desempenhariam suas atividades diárias.
Existem diferentes abordagens metodológicas, mas o 3P é essencialmente organizado entorno das seguintes etapas:
1-) Análise do contexto e da demanda à qual estará submetido o processo;
2-) Esboço primário, considerando fatos, dados e restrições básicas;
3-) Definição da condição alvo e da performance requerida;
4-) Elaboração de múltiplas alternativas, incorporando princípios lean;
5-) Avaliação criteriosa das alternativas, considerando custos, riscos e impactos;
6-) Formalização da decisão e detalhamento do projeto;
7-) Revisão final, ajustes e ?congelamento? da proposta.
Sempre levando em conta a perspectiva do envolvimento multidisciplinar, de todos os níveis da organização. Sem isso, esse tipo de abordagem perde o sentido. Mas os desafios não param por aí. Um excelente projeto é só um projeto! Além de tirá-lo do papel dentro dos prazos e custos estimados, o que mereceria um capítulo à parte nessa discussão, precisamos também preparar com muito cuidado o que vem depois, uma vez terminadas as obras. Crescer exige muito mais do que construir novas instalações!
É necessário pensar nos detalhes do processo: pessoas bem treinadas e motivadas, equipamentos e sistemas testados e sob domínio dos usuários, procedimentos estáveis e controlados, abastecimento eficiente de materiais, informações corretas disponíveis.
Portanto, diante da oportunidade de investir, pergunte-se: será que os recursos estão sendo dispendidos nos locais certos e na hora certa? Será que aquilo que estamos prestes a construir está orientado a facilitar o fluxo dos pacientes e profissionais que trabalharão naquelas instalações diariamente?
Pessoas, equipamentos, materiais, métodos e informações precisam estar corretamente preparados e conectados para fazer o trabalho fluir continuamente, assegurando elevados padrões de qualidade e segurança para o paciente.
