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Com solução AWS, Oncoclínicas implementa home office em apenas 3 dias

Estrutura remota desenvolvida com Amazon WorkSpaces é facilmente escalável e, além da agilidade, trouxe redução de custos de 18%

Diante dos desafios impostos pela pandemia do novo coronavírus, o Grupo Oncoclínicas, um dos maiores e mais reconhecidos grupos especializados em oncologia, hematologia e radioterapia da América Latina, contou com a Amazon Web Services (AWS), plataforma em nuvem mais abrangente e amplamente adotada do mundo, para implementar uma estrutura de home office para seus colaboradores. Com o uso de Amazon WorkSpaces, solução de desktop como serviço (DaaS), foi possível implementar 50 máquinas virtuais em 24 horas, escaladas para 300 em apenas três dias.

“Quando instituímos o home office para nossa equipe, em março, identificamos um grande desafio: garantir uma estrutura de trabalho de qualidade para nossa equipe”, conta Luiz Cruz, gerente de tecnologia da Oncoclínicas. “Em nossas pesquisas, a AWS foi a única empresa a trazer uma solução que poderíamos escalar com rapidez e facilidade para todo nosso time”.

Inicialmente, o Grupo destacou como necessidade principal o acesso do corpo clínico – médicos que, alocados nas clínicas, trabalhavam com computadores desktops, por onde registravam laudos e prescreviam receitas e exames para seus pacientes. A pandemia também destacou a relevância da equipe de recepcionistas e call center, composta por telefonistas responsáveis pelo atendimento ao cliente, incluindo a marcação de procedimentos como agendamento e confirmação de consultas. O novo modelo de trabalho home office mostrou que havia o risco de se perder consultas por falta de equipe no call center para realizar este trabalho, o que levou a sua inclusão no projeto ainda na primeira fase de implantação.

No início da pandemia, o time da Oncoclínicas solicitou uma prova de conceito à AWS, que preparou um ambiente baseado no Amazon WorkSpaces em apenas duas horas. Em parceria com a CloudIgnitier, parceiro especialista na nuvem AWS, a primeira máquina foi montada em 30 minutos e, de acordo com o cliente, a solução teve funcionamento perfeito. Após a definição de requisitos, foram entregues as primeiras 50 máquinas em 24 horas e, após três dias, a entrega chegou a 300. Atualmente, são utilizadas 190 máquinas virtuais, mas o número chegou a 400 durante o pico da pandemia. O projeto foi possível também porque o Amazon WorkSpaces ajuda a cumprir requisitos de conformidade e segurança, incluindo qualificação para a HIPAA (Health Insurance Portability & Accountability Act).

A agilidade da AWS na implementação do serviço foi fundamental para a Oncoclínicas. Com uma equipe com mais de três mil colaboradores distribuídos em 67 unidades em 11 estados brasileiros, o grupo percebeu que poderia escalar o modelo de trabalho com rapidez e facilidade para toda a equipe, independentemente da localização. “Isso em uma estrutura construída em apenas 24 horas. A partir do segundo lote de 50 máquinas, a disponibilização ocorria em questão de horas. Era muito rápido escalar”, conta Cruz.

Além da escalabilidade, outros benefícios destacados pelo uso da nuvem AWS são segurança e integração de estrutura interna. De acordo com Cruz, “a estrutura do Amazon WorkSpaces elimina a necessidade de se trabalhar com VPN no computador pessoal do colaborador, diminuindo riscos de contaminação em nossa rede. Além disso, com todos nossos workloads em ambiente remoto, conseguimos uma integração completa de nossos sistemas, permitindo que os gerentes das clínicas acessem relatórios mesmo trabalhando de casa”.

A redução de custos também merece destaque. Ao final do projeto, a solução, além de entregue em tempo recorde, ficou 18% mais barata do que a inicialmente orçada pelo Grupo Oncoclínicas. “O outro provedor que contatamos queria entregar custo por hora, limitando o uso a oito horas por dia. Isso tornaria a gestão mais complexa e precisávamos de tranquilidade. A AWS me entregou um pacote completo em que não tivemos esse tipo de preocupação”, conclui Cruz.

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