Uma preocupação sempre presente na gestão de Supply Chain é a prevenção a fraudes e desvios éticos. E acho que começarmos o post optando pelo verbo ?prevenir? já reforça que os sistemas e processos dificilmente são seguros o suficiente para garantir que em 100% os fluxos de materiais estejam isentos de qualquer ação predatória por parte de agentes mal intencionados.
Esse fato, porém, não pode impedir que os gestores criem ferramentas de auditoria que limitem a possibilidade de ocorrências a eventos que exijam um mínimo de engenhosidade ou complexidade na sua execução.
São fatores essenciais para este acompanhamento:
- Definição de papéis: Definir responsabilidades entre os colaboradores de forma que fique clara a função de decisão de cada membro da cadeia;
- Restrição de acessos informatizados: Em outras palavras, restringir às pessoas autorizadas o papel decisório em atividades de movimentação eletrônica pertinentes à sua atribuição ou nível de autoridade.
- Controle de movimentações: Criar processos auditáveis que permitam rastrear o fluxo das solicitações, suas tratativas e o resultado final sempre com a identificação dos responsáveis por sua execução;
- Rotas de circulação: Garantir a movimentação formalizada de produtos somente durante o processo produtivo e por rotas pré-definidas que contenham pontos de inspeção e filtros;
- Acompanhamento por indicadores: Utilizar indicadores de desempenho não só para a melhoria dos resultados dos setores, mas também como instrumentos para identificar desvios no menor prazo possível após sua ocorrência;
- Alçadas de aprovação: Desenvolver sistemática de autorizações para casos excepcionais à rotina ou que tenham alto impacto no resultado do setor, na preservação de recursos, na segurança de clientes ou na imagem da empresa;
- Códigos de Conduta: Formalizar entre os colaboradores a expectativa de comportamento que a empresa tem em suas ações, criando cartilhas, procedimentos e treinamentos que deixem evidente o que se pode ou não fazer;
- Auditorias: Mesmo diante de todas estas ações, efetuar auditorias (aleatórias ou não) nos processos em busca de conformidades, deixando as equipes cientes de que esta é uma prática constante.
