A Prevsaúde, empresa administradora de benefícios de farmácia, decidiu digitalizar o serviço SRU de reembolso de medicamentos ao usuário com a implantação da tecnologia de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). O investimento de cerca de US$ 30 mil em todo o projeto, tem como principal objetivo aumentar a eficiência e melhorar o fluxo operacional do serviço. Sergio Oliveira, gerente de TI da Prevsaúde, explica que o serviço de reembolso é responsável pela movimentação de 70 mil documentos por mês na empresa. "Os documentos entram em forma de processo, passam por uma linha interna que inclui triagem, solicitação e retorno, entre outros procedimentos. Esses processos caminhavam de forma física. A idéia do GED é colocar os documentos em um fluxo de serviços pela rede", afirma Oliveira.
Além de melhorar o processo operacional do serviço, o gerente observa que a implantação do GED resulta em redução de erros, com a possibilidade de se estabelecer parâmetros de salvaguarda para os documentos. "Como trabalhamos com receitas de medicamentos, a digitalização também permite coletar informações de consumo para traçar perfil de usuários. Isso porque além dos remédios indicados, é comum que o cliente compre itens adicionais nas farmácias", ressalta Oliveira. Outro ganho apontado por ele é a facilidade de recuperação de arquivos, inclusive através da Internet.
O projeto para a instalação do GED na Prevsaúde foi iniciado no segundo semestre de 2002. "Tínhamos um serviço de reembolso tradicional operando e desenvolvemos o modelo eletrônico paralelamente. O GED está sendo implantado gradativamente. Pensávamos que poderíamos utilizar o aplicativo antigo e só aplicar o sistema de digitalização, mas o impacto não foi tão suave, precisamos fazer modificações", conta Oliveira. O novo sistema está pronto, em fase de homologação junto ao usuário.
O software utilizado no projeto de GED foi desenvolvido com recursos próprios da Prevsaúde, devido às características peculiares do sistema legado do serviço de reembolso, também criado pela empresa. Para operar o gerenciamento eletrônico, a companhia adquiriu duas estações da HP, com monitores de 17 polegadas, além de dois scanners de produção da Fujitsu. "A idéia agora é expandir o GED para outras áreas da Prevsaúde", informa Oliveira.
