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Tecnologia e ações humanizadas são estratégias em tempos de trabalho remoto

By 8 de abril de 2020 Gestão

Em home office forçado, empresas conseguem converter incertezas em engajamento para superar problemas

Acelerar tendências como a intensificação do uso do home office pelas empresas brasileiras é um dos desdobramentos do novo coronavírus que, em menos de um mês, já rendeu aprendizados valiosos ao universo corporativo. O principal deles é que o engajamento e a motivação dos times podem, inclusive, aumentar no trabalho remoto, a partir de ações criativas que valorizam uma comunicação clara com o colaborador e, principalmente, consigam demonstrar cuidado e respeito à saúde e ao bem-estar de cada profissional da equipe.

Com 60 colaboradores, a PhoneTrack – plataforma de call tracking que mensura ligações recebidas, auxiliando nas áreas de venda, gestão, atendimento e marketing da empresa -,  resolveu mandar seus funcionários para casa na tarde do dia 16 de março, praticamente uma semana antes da maioria das empresas aderirem ao isolamento social para conter a transmissão do coronavírus. O CEO da startup, Márcio Pacheco, admite que a decisão foi tomada em uma reunião entre as lideranças de cada setor pela manhã, a fim de priorizar a saúde dos colaboradores. “Até então, não havia uma prática de trabalho remoto, era um projeto que seria implantado ao longo de 2020”, explica.

Na visão dele, o que permitiu fazer com que todos os colaboradores se adaptassem à mudança repentina para o home office foi o fato de haver um respaldo de infraestrutura, já que todos tinham o próprio equipamento (notebook), softwares de acesso remotos e apenas precisaram se deslocar. “Por ser uma empresa de tecnologia, fazemos uso de softwares que podem ser acessados de qualquer lugar. Toda a documentação de trabalho já estava em nuvem e o canal de comunicação também podia ser acessado de qualquer lugar. Isso facilitou bastante a adaptação”, conta.

Contudo, a principal solução encontrada pela empresa para construir à distância um ambiente de trabalho com entrosamento foi priorizar a clareza e a transparência com os colaboradores desde o primeiro momento. “A comunicação é o ponto fundamental para que o trabalho dê certo. Como o cenário vem mudando muito, diariamente, os líderes vão ajustando as prioridades com os times”, explica Pacheco. Somado a isso, a PhoneTrack colocou o setor de RH voltado para monitorar a saúde dos colaboradores, não só olhando para o novo coronavírus, mas para a saúde mental. “Nosso RH está em contato diariamente com o time, para detectar se alguém está com algum sintoma ou precisa de algum acompanhamento psicológico”, afirma Pacheco. Logo na primeira semana de home office, o papel do RH foi de grande valia. A produtividade não foi a mesma e ficou claro que era um período de adaptação. “Orientamos para que as equipes não se cobrassem tanto. Agora, já é nítida a diferença. A equipe está fluindo melhor tanto na comunicação como no alinhamento”, constata.

No caso da Tecnobank – empresa que desenvolve tecnologias para os segmentos financeiro e de veículos -, o advento integral do home office serviu para aprofundar um trabalho iniciado em 2019, que visava levar os mais de 100 colaboradores a trabalhar remotamente, em um programa de rodízio. Por conta da complexidade do negócio, a Tecnobank já tinha implementado uma série de políticas de segurança e compliance para que o acesso remoto dos colaboradores preservasse a integridade das informações dos clientes e da empresa. “Foi criado um espaço on-line, no qual cada colaborador tem um link de acesso a um mesmo escritório e cada equipe tem a sua própria sala. Diariamente, cada equipe se conecta pela manhã, todos conseguem se ver na mesma tela e, se precisar fazer reunião com outras áreas, agendamos visitas nas salas de outras áreas ou recebemos visitas na nossa sala. Tornamos o nosso dia a dia de trabalho muito próximo daquele que temos no escritório, com uma troca em tempo real”, descreve o vice-presidente de Negócios da empresa, Luís Otávio Matias.

“Como sempre utilizamos ferramentas de comunicação e de organização de tarefas, já havia uma cultura de acompanhamento sempre muito tecnológica. Por isso, colocar todos em home office foi razoavelmente tranquilo e tem funcionado com absoluta perfeição. Não tivemos nem 1% de queda na operação”, celebra. Assim como a PhoneTrack, a Tecnobank aderiu ao isolamento no dia 16 de março, antes das determinações oficiais. “Identificamos junto a muitos estudos o que o mundo vinha fazendo, e já iniciamos. Quando o Brasil entrou em isolamento social, em 23 de março, nós já estávamos bem adaptados”, conta. Além de baterem as metas previstas para o mês, a empresa realizou contratações com 100% do processo de integração feito virtualmente. ”Criamos processos para o período, como reuniões diárias com todas as lideranças para atualização da situação, incluindo um grupo de saúde, que se reúne com o comitê gestor todo início de tarde”, comenta.

Foco nas pessoas

Outras medidas adotadas pela Tecnobank em prol da estabilidade dos colaboradores foi no aspecto financeiro “Mesmo diante das incertezas que o cenário econômico traz, o pagamento integral da PLR (Participação nos Lucros e Resultados) foi mantido. Também permitimos que os colaboradores fizessem a distribuição do crédito dos benefícios de vale-refeição e vale-alimentação de acordo com as necessidades de cada um, uma vez que, estando mais em casa, se compra mais nos supermercados que nos restaurantes”, aponta Matias. Na parte da saúde, a Tecnobank subsidiou as vacinas contra a gripe para todos os colaboradores e seus dependentes legais, uma vez que sintomas de gripe e de COVID-19 são muito parecidos. “Ao prevenir contra a gripe, prevenimos sintomas que eventualmente podem encher os hospitais por qualquer espirro ou tosse”, analisa.

Confraternização online

O encerramento do mês de março serviu de oportunidade para as duas empresas surpreenderem seus colaboradores, com ações criativas de engajamento. Tanto PhoneTrack como Tecnobank costumavam promover confraternizações antes da quarentena – e agora, encontraram caminhos de seguir com a tradição. A estratégia da PhoneTrack para o happy hour mensal, valorizou um negócio local de pizzas customizadas e, por meio de uma videoconferência, promoveu um encontro entre todos os colaboradores. “Foi entregue um kit para que cada um fizesse uma pizza sozinho ou em família. Aí elegemos o melhor pizzaiolo e todos comeram ao mesmo tempo e juntos em videoconferência, conta Pacheco.

Já a Tecnobank, na última sexta-feira de março, celebrou os aniversariantes do mês de forma diferente. “Fizemos virtual, com toda a empresa conectada e todos os colaboradores cantaram parabéns ao mesmo tempo. Além disso, os aniversariantes receberam em suas residências um bolo, seguindo todas as medidas de segurança e sanitárias adequadas. Foi mais uma prova que dá para manter e até aumentar o engajamento das pessoas à distância”, defende Matias.

O que vem pela frente

Quanto ao futuro do trabalho remoto nas empresas, para Tecnobank é um caminho natural. “O mercado todo foi forçado a evoluir alguns anos em dez dias. Apesar do cenário ser incerto globalmente, por conta de uma pandemia, ela trouxe esse ponto positivo de uma adaptação para que, quando a vida voltar ao normal, o home office faça parte da rotina das empresas”, acredita Cristiano Caporici, head de Comunicação e Marketing da empresa. “Existia um mindset de que o trabalho em casa tende a não ser tão produtivo por uma visão ainda da Era Industrial, em que a presença física era indispensável. Mas, mesmo quem supostamente não teria o perfil para trabalhar de home office, pode ser treinado, pode se adaptar e se acostumar com o cenário, como aconteceu forçadamente agora”, esclarece.

A PhoneTrack pretende manter um programa de home office em sistema de escalas.“Estamos fazendo uma pesquisa semanalmente com os nossos colaboradores e, na última delas, questionamos exatamente de colocar 100% do trabalho remoto ou algumas vezes por semana, quando a pandemia estiver controlada. A maioria – cerca de 80% do nosso quadro – respondeu que tem interesse em manter uma vez por semana”. Segundo Pacheco, os colaboradores afirmam sentir falta da aproximação com os colegas. “Tanto quem mora sozinho, quanto quem tem família grande, sente falta dessa aproximação. Por isso pensamos em adotar o home office com parcimônia”, explica Pacheco.

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