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Gestão de clínica Odontológica: como organizar os processos em todos os setores

Article-Gestão de clínica Odontológica: como organizar os processos em todos os setores

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Manter uma clínica odontológica organizada pode não ser uma tarefa fácil, os profissionais da área sabem bem. A gestão de clínica odontológica requer um planejamento completo e muita atenção. Pequenas falhas de comunicação e alguns pontos como a organização, por exemplo, podem gerar grandes problemas, tanto na parte financeira, quanto na qualidade dos serviços prestados pelos consultórios. 

Para ter uma gestão assertiva e um atendimento eficiente, desde a recepção até a saída dos seus pacientes, é necessário que o profissional se preocupe e estabeleça procedimentos simples e padronizados. É fundamental que a clínica construa sua credibilidade para que, dessa forma, possa expandir os serviços prestados.

Manter uma clínica bem organizada com atendimentos ágeis, sem erros ou atrasos, pode ser um desafio constante para muitos doutores. E, justamente por isso, é fundamental que todos os gestores priorizem uma estrutura que seja adequada aos fluxos e rotinas do consultório.

É possível manter uma boa gestão de clínica odontológica, utilizando determinadas ferramentas e recursos que servem para ajudar os colaboradores durante a realização de tarefas, oferecendo mais praticidade e segurança.

Uma boa estratégia é utilizar e apostar nas ferramentas digitais. Dessa forma, é possível eliminar vários problemas da sua clínica, podemos mencionar alguns: perda de informações, falhas de agendamentos, erros de orçamento e muitos outros.

Existem diversos recursos oferecidos pela tecnologia, como os softwares odontológicos, que ajudam os dentistas na gestão dos seus consultórios e, ao mesmo tempo, otimizar processos. 

Além da tecnologia, existem outras formas, como oferecer treinamento para a equipe em busca de um atendimento adequado. Listamos, a seguir, algumas dicas que podem ser aplicadas em seu negócio para melhorar a organização e aprimorar, cada vez mais, os serviços e procedimentos prestados e, com isso, aumentar o lucro e a satisfação dos seus pacientes. 

Alguns pontos que devem ser analisados e que são fundamentais para a rotina odontológica, são: 

  • Contas do consultório;
  • Controle do fluxo de caixa;
  • Custo do funcionamento da clínica;
  • Demonstrativo de resultado e lucro.

Agora que você já sabe alguns dos pontos mais importantes, confira abaixo dicas que vão colaborar na organização e na gestão de clínica odontológica:

Tenha uma boa organização 

Com certeza você já deve ter escutado a famosa frase “a primeira impressão é a que fica”. Pois bem! No caso das clínicas odontológicas, ela também se encaixa!  Se a clínica passa uma impressão desorganizada em todos os processos, a chance de alcançar novos pacientes diminui. Por isso, é importante manter uma gestão de clínica odontológica organizada e que busque por um relacionamento próximo e agradável com os pacientes.

Agora, a dúvida é: como aplicar uma gestão de clínica odontológica organizada? Pode não ser uma tarefa fácil, mas é extremamente viável e pode contribuir, muito, com resultados positivos. Manter um ambiente organizado e, ao mesmo tempo, agradável para os seus pacientes, deve ser uma prioridade, pois é fundamental que eles tenham uma boa impressão do local. 

Uma das formas de fidelizar um paciente é oferecer um bom atendimento e fazer com que ele se sinta confortável e, por isso, ter um ambiente limpo e aconchegante pode ajudar o consultório a conquistar uma cartela ampla de pacientes.

Existe um conceito muito importante para ter em mente e utilizar na gestão de sua clínica: não é apenas a primeira impressão que importa. O ideal é que o paciente saia do seu consultório com a sensação de ter vivido uma experiência incrível, ou seja, ter passado por um bom atendimento, com procedimentos seguros e ágeis. Portanto, fique atento para não cometer erros que podem ser evitados e que podem ser reparados com mudanças simples na rotina.

Organize sua agenda

No decorrer da semana, a agenda está lotada de consultas e, você doutor, precisa fazer um encaixe em meio aos atendimentos, para os profissionais da área, esse tipo de situação é bem comum e uma agenda digital pode ajudar e muito.

Além disso, já parou para pensar que pode acontecer de um determinado paciente não comparecer e esquecer de avisar? Querendo ou não, é um imprevisto que pode prejudicar a programação da agenda do seu consultório. No entanto, existem algumas formas para ajustar melhor as consultas e, dessa forma, obter uma boa gestão de clínica odontológica. 

Um dos pontos mais importantes é conhecer a rotina. Você que tem experiência no ramo da odontologia, provavelmente, sabe que otimizar o tempo das consultas trata-se de um ponto fundamental para a organização da agenda do consultório.

Um erro muito comum é quando o profissional não mapeia as oportunidades e não organiza sua rotina. Imagine, por exemplo, o quanto seria desagradável agendar dois pacientes para o mesmo horário? É importante, portanto, buscar outras formas para organizar sua agenda e evitar situações desconfortáveis. 

Uma ótima dica é buscar inovações e optar, por exemplo, por uma agenda digital, afinal, a modalidade de hoje é o mundo digital. No caso da gestão de clínicas odontológica, utilizar aparatos digitais pode ser de grande ajuda, pois com uma agenda digital você pode evitar problemas como: perda de prontuários, desordem no local de trabalho, além de perda de tempo e de espaço para armazenamento. 

Manter o contato com o seu paciente após ele fazer o agendamento da consulta, é uma das melhores formas de evitar atrasos e desmarques. Existem, até mesmo, ferramentas que enviam lembretes automaticamente para confirmar o horário do paciente. Essa facilidade é uma ótima dica para ajudar na organização dos atendimentos e, além disso, pode aumentar o fluxo do consultório e reduzir, então, o número de desmarques. 

Não se limite, então, a consultar a agenda apenas no horário de trabalho. Utilize as funcionalidades de uma agenda digital e tenha os horários dos atendimentos em mãos, podendo verificá-los e organizá-los sempre que precisar.

Organize seu estoque

Um estoque padronizado e organizado pode ser uma tarefa complicada, ainda mais se a sua clínica ou consultório tiver grandes dimensões. Para uma boa gestão de clínica odontológica, é necessário ter uma boa organização do estoque, atividade que demanda um certo tempo de dedicação, afinal, é extremamente importante ter um bom controle de entrada e saída de materiais. 

Ter um estoque devidamente organizado ajuda no momento de ter acesso aos materiais utilizados nos procedimentos e, também, colabora para que os responsáveis pela compra de insumos saibam o que devem comprar e qual a melhor data.

Parece ser algo complicado, não é? Mas fique calmo: existem maneiras simples para você fazer uma organização eficiente e um bom gerenciamento do estoque de sua clínica. 

É fundamental separar alguns minutos do seu dia para conferir a organização da clínica, de forma geral. Todos os setores são importantes e devem ter a atenção especial. Se engana quem pensa que ter uma clínica é uma tarefa simples e que trata-se apenas da realização de procedimentos odontológicos. Vai além disso, é uma verdadeira gestão que engloba muitos processos e, são esses, que definem o sucesso do consultório. 

Atualize os processos

Hoje em dia, os avanços tecnológicos vêm conquistando o mundo e a área ligada à saúde não fica de fora. Os consultórios odontológicos buscam, cada vez mais, atualizar-se implantando sistemas, ferramentas e métodos que possam destacá-los e, com isso, fidelizar mais pacientes.

Além da organização dos processos administrativos, a preocupação com o atendimento, de forma geral, são estratégias que também estão relacionadas ao bem-estar do paciente durante os atendimentos, pois é fundamental que a qualidade dos serviços oferecidos seja  prioridade para o profissional. 

Um consultório odontológico possui muitos setores relevantes que exigem atenção e a administração correta, fator que é fundamental para definir o sucesso do negócio.Todas as atividades e procedimentos devem ser realizados pensando em uma boa posição no mercado odontológico, buscando sempre oferecer o que existe de mais completo e moderno no segmento da odontologia.

Sobre a autora

Naymara Ribeiro é produtora de Conteúdo do Clínica Ideal.

Clínica Ideal

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