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Metodologias e ferramentas para uma startup

By 10 de janeiro de 2014 Empreendedorismo

A maneira como as pessoas gerenciam o desenvolvimento de uma startup é algo muito intrigante e decisivo, pois pode atrapalhar ou colaborar muito para a eficiência do dia a dia, neste post serão abordadas algumas metodologias e ferramentas disponíveis no mercado para a gestão de projeto, e darei um pouco da minha experiência pessoal com elas na gestão e desenvolvimento dos produtos de uma startup.

Por ter atuado boa parte da minha vida corporativa em gestão de projetos, tendo a enquadrar tudo como projeto e gerir como tal, porém, por definição, projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, ou seja, tem por definição, começo meio e fim, sua startup se enquadra nessa definição ? Acredito que não, pois uma startup sempre terá melhorias, novas funcionalidades e novas etapas a serem agregadas, portanto, nunca entrará efetivamente em operação e somente operação.

Se as startups não atendem completamente a definição de projeto, como fazer para coordenar equipe, escopo, cronograma, comunicação, investidores, clientes e outros interessados e envolvidos, os famosos e muitas vezes temidos stakeholders ?

Técnicas de gerenciamento de projetos continuam sendo usadas para se tocar negócios como startups, porém, requerem adaptações das ferramentas, proximidade muito maior dos indicadores e revisões constantes de prioridades (que não necessariamente resultam em mudança de estratégia).

Muitos dos conceitos do PMBOK (link para compra), livro “mestre” de gerenciamento de projetos, podem ser seguidos também para a gestão de uma startup, pois suas diretrizes ajudam muito a desenhar, planejar e saber com maior precisão onde se quer chegar e como monitorar e implementar os passos definidos. A EAP por exemplo, estrutura analítica do projeto, é uma das metodologias que deve-se usar antes de iniciar as atividades de desenvolvimento, nela você irá visualizar qual melhor caminho a trilhar, tendo uma visão geral de todos os entregáveis, todas as funcionalidades e todas as tarefas consequência desses entregáveis e funcionalidades. O livro sugere que as tarefas do projeto sejam avaliadas em quatro pilares básicos, que são – Escopo, Tempo, Custo e Qualidade, e que para todos os passos, sejam avaliados os impactos nesses quatro pilares, tanto para a execução da EAP, como também, e principalmente, para a tomada de decisão sobre alguma eventual alteração no meio do caminho, se avaliados os impactos nesses quatro pilares, fica bem mais clara, objetiva e de fácil apresentação aos Stakeholders os impactos de uma forma geral, pois eles muitas vezes não acompanham o dia a dia, mas com uma visão dos impactos desses quatro parâmetros, conseguem tomar alguma decisão se necessária.

Para a gestão do dia a dia a metodologia SCRUM e conceitos de Kanban são muito utilizados, principalmente aplicadas a softwares de gestão de equipe de desenvolvimento (pessoalmente eu uso o Jira, que irei detalhar mais abaixo), estas metodologias tentam “soltar” e agilizar um pouco mais as burocracias e diretrizes do PMBOK, colocando a equipe em maior contato, com melhores canais e ferramentas de comunicação, interação e colaboração. Reuniões rápidas e periódicas dos times é um dos conceitos que particularmente gosto muito, em uma empresa que trabalhei, fazíamos reuniões semanais para definição de estratégia e revisão de tarefas, essas reuniões eram sempre feitas EM PÉ, para que não durassem muito, eu acho uma excelente tática !

Gostaria agora de compartilhar com vocês algumas ferramentas disponíveis que já usei e uso e como eu as uso no meu dia a dia:

  1. Tarefas do dia a dia – Existem N ferramentas como excel, word, notepad, wunderlist e outras de texto, mas, a única que realmente atendeu a necessidade de gestão de tarefas diárias, com fácil reorganização, rápida revisão e de fácil acesso foi o PAPEL E CANETA ! Eu não me adaptei a nenhuma ferramenta de gestão de tarefas do dia a dia como ligar para fulano, pagar conta, pesquisar assunto Y. No inicio do dia, revejo as tarefas que anotei para fazer no dia anterior, as que não completei passo para o dia atual, e incluo as novas, revisando as prioridades, com isso tenho um planejamento diário.
  2. Cronograma Geral – Na gestão de projetos em grandes corporações o MSProjetc é o mais usado, mas a licença não é muito barata, felizmente, existe uma “versão” gratuita que se chama Openproj – link para download. Neste software faço a gestão do cronograma mais macro e com grande impacto, lançamento de novas funcionalidades, revisão de plano de negócio, campanhas especiais de marketink, busca por investimento, basicamente, tarefas que sempre são divisíveis, mas coloco nesta ferramenta a tarefa MACRO, normalmente tarefas com mais 80 horas de esforço (os “estregáveis” e as funcionalidades da minha EAP), esse cronograma eu uso para meu controle, ele não é compartilhado na nuvem e nem colaborativo, somente revisado e alterado por mim.
  3. Desenvolvimento – Neste quesito é praticamente obrigatório o compartilhamento de tarefas, revisão e edição colaborativa. Sendo que a EAP foi montada usando o conceito 8 – 80 – se uma tarefa pode ser executada em menos de 8 horas, ela não precisa ser descrita pois é uma sub-tarefa não gerenciável e se ela consumirá mais de 80 horas de esforço ela deve ser subdividida e estará no cronograma geral como um “entregável”, nessas ferramentas, teremos todas as tarefas com tempo de desenvolvimento entre 8 e 80 horas. Minha equipe sempre trabalhou remotamente, cada um em sua casa na maior parte do tempo, portanto, ferramentas online e “em tempo real” são indispensáveis, cito algumas delas e como tentamos usar:
    • Google Docs – Normalmente utilizado para uma equipe pequena, e para tarefas que são “cumulativas”, para se manter histórico, utilizamos como por exemplo para acompanhar criação de back links, e acompanhamento de contato com clientes, tarefas mais administrativas do que desenvolvimento de código de fato.
    • WunderList – Citado anteriormente, serve para uma visualização rápida das tarefas, mas é muito pobre em recurso para gestão de uma equipe de desenvolvimento de software e a atualização das infos na nuvem, nos apps em diferentes dispositivos não é muito fluida e rápida, não utilizo mais.
    • Runrunit – Software muito legal para gestão de equipes e tarefas, gratuito para equipes de até 5 pessoas. Principais Vantagens são sua interface muito intuitiva e agradável, gestão de tempo de tarefa e relatórios, único “problema” que vejo neste software é que não tem integração com repositórios de software e não tem visualização “agile”, ou seja, ele não te permite o “próximo passo”, mas é um início excelente, vale o teste sem dúvidas.
    • Jira – É um dos softwares da Atlasian, e essa é uma das principais vantagens do Jira sobre seus concorrentes na minha opinião, a mesma empresa oferece vários outros softwares e plugins para te ajudar no dia a dia de maneira integrada, mas falando isoladamente sobre gestão de tarefas, o Jira tem como ponto forte as customizações de equipe, projetos e funções , Jira Agile (quadro Kanban) que facilita muito a visualização do uso de recursos, porém só tem na versão paga, eu indico fortemente a versão paga, a diferença em acompanhar as tarefas em lista ou em um quadro Kanban é brutal.
    • Jira Issue Collector – Este “plugin“ oferecido gratuitamente possibilita a colocação um coletor de “bug” nas páginas do seu site, onde o próprio usuário pode indicar erro que automaticamente é convertido em uma tarefa para a equipe de desenvolvimento, além de coletarmos erros indicados pelos usuários, usamos internamente, quando um de nós navegando pelo site identifica uma falha, abrimos ali mesmo a tarefa para o time de gestão, muito interessante essa ferramenta e de facílima instalação.
    • Bitbucket – Este é mais um dos Softwares da Atlassian, ele é um controlador de versão, baseado em Git, se você usa Git, você pode importar seu repositório inteiramente. O Bitbucket integra com o Jira e você pode abrir os branches diretamente nas tarefas do Jira, envia os commits pelo Bitbucket e fecha as tarefas do Jira em um único comando, isso facilita muito a documentação, gestão e acompanhamento do desenvolvimento pela gerencia, que pode verificar o uso do tempo dos recursos e verificar os prazos e andamento de suas solicitações, aconselho que comecem a usar essa integração desde já, pois sempre há um tempo de aprendizado, acostumar sua equipe com as novas formalidades e procedimentos, dessa maneira quando você tiver a necessidade de um corpo de desenvolvimento maior, sua base está adaptada e será mais fácil doutrinar os novatos.

Estes são alguns dos softwares que uso, mas estou sempre buscando como acompanhar melhor e gerenciar de maneira mais ágil fácil e menos burocrática possível meu time, vale salientar que eu não tenho absolutamente nada contra os outros softwares, como o Rally por exemplo que é muito similar ao Jira e vale também a pena dar uma conferida, mas acabei optando pelo Jira na época e estou gostando muito, mas tenho certeza que os outros podem ser tão bons quanto, compartilhe conosco se você usa algum diferente ou se teve alguma experiência com alguma dessas ferramentas?

Carlos C. Matos

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