Por ser uma cooperativa, desde sua fundação a Unimed – Rio se preocupa com a integração de seus associados e principalmente com a comunicação e as informações que são passadas aos seus colaboradores. Por isso, desde 2005, a empresa mantém uma intranet que foi desenvolvida pela Lumis, fabricante de plataforma de Portal, Gestão de Conteúdo e Colaboração. No início, o que havia era uma intranet estática, mas depois de alguns anos ela já não se mostrava mais interessante para a empresa, principalmente com o movimento do mercado por um ambiente mais interativo e participativo entre os colaboradores.
Quando a Unimed – Rio pensou em uma reformulação da intranet, a escolha natural foi pela Lumis, não apenas pelo relacionamento de confiança no trabalho que já tinham, mas pelo fato da solução ser amigável, simples de ser customizada e já conhecida de todos os funcionários e equipe de TI. “A ferramenta Lumis trouxe aos nossos colaboradores uma rápida e fácil integração e colaboração entre os departamentos da empresa. A facilidade na migração dos dados também foi um fator preponderante para a continuidade da utilização da plataforma”, afirma Rafael Oliveira, coordenador de Comunicação da Unimed – Rio.
Desenvolvida com a ferramenta Lumis, a intranet da Unimed-Rio agregou valor aos negócios e revolucionou a comunicação interna da organização, que conta agora com um ambiente colaborativo, seguindo os conceitos de web 2.0, com funcionalidades como nuvem de tags, microblog interno, blogs, enquetes, menu pessoal e comentários. Na intranet, é possível atualizar dados, realizar anúncios classificados, gerar discussões, discutir novos temas e buscar recursos para o crescimento profissional. A nova intranet da Unimed-Rio está no ar e conta com acesso de 1.800 funcionários, que se beneficiam da ferramenta.
A empresa comemora os resultados obtidos para o negócio, como facilidade de acesso às informações distribuídas nos sistemas e bases de dados; otimização dos processos de trabalho; melhor comunicação; integração de sistemas; interação e proximidade dos colaboradores por meio do microblog interno e blogs que foi fundamental para aliar a comunicação da empresa e criar um ambiente colaborativo promovendo a troca de experiência e conhecimento.
O projeto da nova intranet aconteceu há cerca de um ano e hoje os 1.800 funcionários, todos alocados no município do Rio de Janeiro, podem contar com ferramentas de colaboração como blogs, serviços de classificados onde o próprio funcionário atualiza seus dados e ofertas, e fóruns de discussão, que também funcionam como treinamento interno e são utilizados para sanar dúvidas internas, como em casos de avaliação de desempenho, por exemplo.
Uma das ferramentas mais badalada desta nova fase é o microblog interno, onde os funcionários podem se comunicar, comentar e atualizar a todos com informações diversas. O microblog funciona da mesma forma que o Twitter, com espaço para comentários de até 140 caracteres.
Cada uma das 44 áreas da empresa (financeiro, vendas, marketing, TI, médicas, jurídico, comunicação etc.) tem um canal exclusivo um site onde é possível postar twitts e informações, cadastrar projetos e colaborar com informações gerais. “O mais interessante é que, agora, todos podem se comunicar sem a necessidade de acionar o departamento de sistemas ou de comunicação como acontecia antes”, afirma o coordenador.
Ele lembra que houve treinamento para representantes de todas as áreas que se tornaram responsáveis por atualizações e pela replicação interna das funcionalidades da nova ferramenta. “Mas como a ferramenta Lumis é muito intuitiva e extremamente fácil ser usada, nem a nossa equipe nem a de TI vem tendo muito trabalho”, comemora.
Além de prática, segura e intuitiva, a ferramenta Lumis tem se mostrado extremamente estável nessa nova fase do projeto e tem sido de grande proveito para os funcionários da Unimed-Rio. O projeto de intranet da Unimed conquistou recentemente dois troféus nas categorias “conteúdo” e “integração em TI” pelo Intranet Portal, e ainda concorre ao Prêmio Abe
