Fundada em 1971, a Unimed Recife é uma das maiores operadoras de planos de saúde de Pernambuco. Com 1,9 mil médicos cooperados, 270 mil vidas asseguradas e cerca de um milhão de atendimentos mensais, a empresa se deparou com a necessidade de aumentar a agilidade e segurança do processo de auditoria e análise de contas médicas, até então realizados mediante a circulação física de inúmeros documentos. Anualmente, a cooperativa recebe mais de 15 milhões de documentos de procedimentos médicos e, depois, inicia o envio das contas médicas do prestador à Unimed do local de atendimento, que por sua vez deverá validar os valores cobrados com base na tabela de serviços e produtos. Entretanto, dessa maneira o processo é lento e apresenta riscos como o extravio de documentos. Solução
Para solucionar tal situação, o primeiro passo foi a criação de regras nacionais para o intercâmbio dos documentos eletrônicos entre as Unimeds, criando padrões para a comunicação entre as cooperativas. Para isso, foi feita uma análise profunda sobre como melhorar o intercâmbio e produção das contas médicas de uma forma integrada com as ferramentas e controles hoje adotados como padrão pela Unimed Brasil. O objetivo era agregar eficácia no processo de captura das contas médicas, guias de exames e relatório médicos em diversos formatos e tamanhos. Depois desta análise, a Unimed Recife, em conjunto com a Tecnoset, decidiu digitalizar a auditoria e a análise, ampliando o uso de documentos eletrônicos para a gestão interna, e não apenas para o processo final de envio às outras cooperativasl.
A solução consiste em uma plataforma de ECM com o módulos de Captura, BPM e contente, onde a modelagem e configuração dos produtos permite a total integração dos sistemas legados. De acordo com o gerente de TI da Unimed Recife, Bartolomeu Melo, esta integração garante maior produtividade para os analistas, enfermeiros e médicos envolvidos no processo de auditoria e validação das contas médicas para o envio dos documentos de intercâmbio. ?De forma totalmente automatizada, indexamos toda documentação dos contratos com o PTU (protocolo de transmissão entre Unimeds), incluindo validação e certificação de informações capturadas com o sistema de gestão da Unimed Recife (Infomed)?, explica Melo em comunicado. Uma vez indexados, estes documentos são liberados para o processo de produção e auditoria de contas médicas, onde podem ser acessados por analistas, médicos e enfermeiros por meio de qualquer dispositivo conectado à internet. Outro benefício descrito pela companhia foi a redução de viagens para busca e entrega de documentos, o que reduz drasticamente o risco de extravio de documentos e provê a rastreabilidade dos envios, consulta online, agilidade de busca de documentos e acesso controlado. ?A rede de parceiros também foi beneficiada, pois não tem mais custos de envio de documentos, cópia e necessidade de busca. Além disso, eles mesmos podem consultar o sistema. Na prática, reduzimos muito o prazo para pagamento de reembolsos?, conclui Melo. Desafio
? Agilizar o processo de intercâmbio de procedimentos médicos, realizado entre as diversas cooperativas no País;
? Digitalizar os documentos de procedimentos médicos;
? Agilizar o processo de validação de valores e o recebimento destes;
? Reduzir número de glosas por falta de documentação;
? Auditar as contas com precisão sem manipulação de papéis. Solução
? Digitalização do processo de auditoria e análise de contras médicas;
? Implementação de plataforma de ECM com módulos de Captura, BPM e contente;
? Integração da solução com os sistemas legados da Unimed Recife;
? Digitalização de documentos utilizando o TecnoDim Capture. Resultados
? Maior agilidade e segurança nos processos de intercâmbio;
? Aumento de desempenho;
? Eliminação de questionamentos sobre cobranças;
? Mais agilidade no atendimento aos prestadores de serviços;
? Redução de viagens para busca e entrega de documentos;
? Eliminação do extravio de documentos;
? Maior agilidade para finalização do processo.