Processos manuais, duplicação de dados, checagem, cadastramento. A área de TI tem andado de olho em operações corriqueiras que podem acarretar custos ocultos com consumo excedente de recursos valiosos como tempo, mão de obra e, claro, dinheiro. Um custo, frequentemente difícil de calcular, mas que, quando mapeado e combatido, pode trazer mais que redução de gastos, mas uma melhora na eficiência operacional. Em resposta, surgem ferramentas e soluções que colaboram para eliminar gastos tão desnecessários quanto, muitas vezes, invisíveis.,13,Veja o caso da Transportadora Americana. Na ponta do lápis, a empresa está economizando de tudo, de funcionários a capital de giro, desde que a gerente de sistemas de informações Shirley Cristina Rosseto dedicou-se a buscar soluções para otimizar processos e cortar gastos mais aparentes, como aqueles com o papel gasto com as diversas vias para a impressão do conhecimento de transporte rodoviário de carga (CTRC), que acoberta as mercadorias entre a localidade de origem e o destinatário da carga e o documento utilizado para contabilizar receitas e realizar o faturamento nas transportadoras. A redução de vias exigiu regime especial na Secretaria da Fazenda (Sefaz) paulista e rendeu o convite para participação no projeto de CT-e, o conhecimento eletrônico, criado em 2007.,13,Dois anos depois, a transportadora tornou-se a primeira empresa no País a emitir o documento digital, cortando de uma tacada só riscos de falhas, tempo de serviço, R$ 50 mil ao mês com o fim da impressão, manuseio e armazenagem de formulários e gastos com postagens. Outras economias nem sequer eram imaginadas inicialmente, como os ganhos de produtividade pela revisão de processos pela ótica da legislação e a melhoria nos prazos de recebimento. ?O faturamento também passou a ser eletrônico, com envio da fatura no dia da emissão. Ganhamos no mínimo dois dias?, diz a executiva, que, no momento, participa do piloto de criação de um manifesto eletrônico de documento fiscal para reduzir a parada dos caminhões em postos fiscais e do projeto Brasil ID, que, no futuro, deve substituir o manifesto por uma solução com etiquetas RFID nos produtos e antenas de leitura nos postos.,13,Automação e integração necessárias
A especialista em soluções tributárias e contábeis Synchro foi parceira da empresa neste processo. O CT-e nasce no TMS (sistema de gerenciamento de transporte) da transportadora, onde é gerado um arquivo XML com os dados do conhecimento. O arquivo segue para o software fiscal da Synchro, que gera lotes e os valida junto à Sefaz, obtendo autorização para gerar o Documento Auxiliar do Conhecimento do Transporte Eletrônico (DACTE) ? enviado por e-mail instantaneamente ao tomador do serviço. ?A agilidade é importante?, resume Antonio Calandrielo, diretor de documentos eletrônicos da Synchro. Além disso, ele lembra que a monitoria da legislação para adequar o produto às mudanças legais também reduz a necessidade do cliente ter equipe para isso.,13,A otimização de funcionários, segundo Calandrielo, também resulta de processos como a integração para automatizar o recebimento de documentos eletrônicos. A Synchro contabiliza 14 clientes usuários do CT-e, cerca de 300 para solução de NF-e e já tem um cliente ? a rede nordestina G Barbosa ? utilizando sua solução de nota fiscal eletrônica ao consumidor. Também está envolvida, com a Embratel, no piloto de desenvolvimento da NF-e de telecomunicações.,13,Nesse mundo tão complexo, automação e integração de processos são as pegadas que a holding Votorantim resolver adotar para melhorar a produtividade e ganhar assertividade em processos de áreas como recursos humanos, controladoria e finanças. Com base no conceito business process management (BPM), o centro de serviços compartilhados que atende as indústrias do grupo passou a obter maior efetividade. Segundo o diretor corporativo de tecnologia Fábio Faria*, a empresa teve ajuda como o aporte da experiência em otimização de processos da Deloitte e solução de storage da EMC, que automatizou, por exemplo, parte do monitoramento de NF-e, colaborando com a verificação sistêmica de valores de impostos pagos. ?Era tudo manual. Em uma primeira etapa foram atendidos 22 processos?, diz o executivo.,13,A Henkel também apostou na automação para eliminar processos manuais como as pesquisas em sites governamentais para a análise fiscal de clientes e fornecedores. ?No cenário atual, onde a receita consolida todas as informações no SPED, estarmos com os cadastros atualizados e corretos é fundamental para evitarmos autuações e questionamentos por parte das autoridades fiscais?, afirma o gerente de TI Egberto Lotito, que junto do gerente de projeto, João Alves, e do gerente tributário, Alessandro D´Andrea, formou a linha de frente responsável pela iniciativa, que conta com o suporte de uma solução da Audicom, e enfrentou desafios como implantar a conexão da ferramenta com o ERP SAP e liberação de portas. ?Nossa política de segurança é muito forte.?,13,Os resultados somam aumento de agilidade da informação, melhoria da qualidade do processo e garantia de correção das informações para geração dos diversos SPEDs que devem ser entregues. Segundo Leonardo Saraiva, gerente jurídico do grupo Meta, do qual a Audicom faz parte, a solução da marca atua em duas linhas ? validando os fornecedores de seus clientes junto aos principais órgãos públicos e promovendo o saneamento de cadastros por meio de acesso a informações fiscais por web services em sites como os da Receita Federal, Sintegra, PIS e Suframa. ?A validação preventiva evita erros em notas fiscais, a anulação de créditos fiscais e o pagamento de multa e juros gerados quando se toma crédito de fornecedores inidôneos?, diz Saraiva. De quebra, elimina a necessidade de funcionários dedicados à verificação manual, com a única função de digitar CNPJs seguidamente em sites de consulta.,13,Os custos semiaparentes relacionados às horas das equipes chamam a atenção de Walter Shimabukuro, da Unimed. ?Os custos ocultos são difíceis de identificar e avaliar. A gente sabe que existe, mas não consegue colocar na ponta do lápis?, diz. Mas entre uma elucubração e outra, ele percebeu que, mesmo com a necessidade de evitar impactos e atuar principalmente fora do horário do expediente, uma atuação mais assertiva pode evitar muitas horas extras, cortando uma fatia razoável do orçamento. ?Isso é palpável. O resto está nas nuvens?, brinca o CIO, empenhado no processo de virtualização dos data centers da companhia.,13,* Fabio Faria deixou a Votorantim e assumiu como CIO na CSN em meados de maio