Todo final de mês, o longo fechamento das contas médicas dos prestadores da Assistência à Saúde dos Servidores Públicos da Bahia (Planserv) era estressante para toda a equipe envolvida. Entre a abertura e o encerramento, em várias etapas, o alto tráfego de informação criava dificuldades para o trabalho de auditoria, responsável por validar os documentos, e atrasava o pagamento dos prestadores da operadora. O cenário era de constante lentidão no tempo de análise e processamento das contas. Para sanar esse problema, a instituição desenvolveu o Captador Online, uma plataforma eletrônica de troca de informação para recebimento de faturas e processamento do pagamento ao prestador. Além de agilidade na comunicação, havia a necessidade de extinguir o índice de glosas referente às autorizações prévias, beneficiários inválidos, biometria inválida ou não identificada, além dos relatórios de auditoria técnica incorretos. Antes toda documentação das 473 mil vidas assistidas pela Planserv recebida pelos prestadores era analisada manualmente e necessitava de local adequado para armazenagem. Além disso, havia uma sala repleta de aparelhos de fax para recepcionar os documentos. Com o captador antigo, os inúmeros arquivos eram mantidos para posteriores validações. ?Isto gerava um grande custo, já que havia uma equipe dedicada a analisar e avaliar a procedência das glosas. Como a rede de prestadores é bem extensa, esse trabalho era potencializado a cada fechamento de contas?, lembra a coordenadora-geral da Planserv, Sônia Carvalho. Para a implantação do Captador Online, além de aumento de espaço com o provedor, foi necessário ampliar a equipe e investir em treinamentos para manuseio e suporte da nova ferramenta. Também foi feito um mapeamento de todos os motivos de glosa existentes para determinar as razões que fariam o novo sistema rejeitar as contas ou acatar com direito a recusa. O sistema também foi programado para corrigir automaticamente erros no momento de lançamento da conta. Para a troca de informações em tempo real foi alocado um equipamento em cada prestador e todo arquivo trafegado passou a ser digitalizado. Desenvolvido em plataforma .NET, da Microsoft, o sistema possui criptografia em certificado digital e autenticação por usuário para a sua conexão. Além de diminuir drasticamente a circulação de papéis, o sistema tornou o processo bem mais rápido. Responsável pelo principal gargalo do antigo projeto, a análise das glosas demandava várias etapas. Com o propósito de cruzar dados, checar inconsistências de informações, reduzir erros de preenchimento e o número de glosas na análise de contas, o Captador Online foi programado para rejeitar em tempo real as glosas geradas no captador antigo. ?Com isto podemos informar ao prestador, após o envio das contas, os motivos de rejeição e as glosas de devolução para um posterior ajuste?, pontua Sônia. Outro ponto positivo do Captador Online foram os fechamentos semanais. De acordo com Sônia, essa mudança possibilita ao prestador visualizar as glosas a tempo de ajustá-las até o último dia do fechamento. Antes, todos entregavam as faturas no final de mês, o que gerava congestionamento na rede da operadora e, muitas vezes, lentidão pelo ajuste de glosas. A consequência era atraso no pagamento dos prestadores. Com a versão atual do Captador, é possível fechar a fatura todas as quintas-feiras e, se for preciso, ajustar as contas glosadas após estes fechamentos parciais. O encerramento definitivo continua sendo no último dia útil do mês. Além da padronização e celeridade ao processo de tramitação das informações e pagamento de contas médicas, com a prestação de contas parciais, o processo fica mais ágil e transparente. ?Quanto mais cedo ele encaminhar sua fatura, mais tempo terá para ajustar as contas e evitar as glosas?, explica a coordenadora. Hoje, o Planserv paga a rede credenciada 30 dias após a entrega das faturas. A implementação do Captador teve início em junho de 2012 e em abril deste ano, começou a funcionar em modo piloto no Hospital Santa Izabel, em Salvador (BA), prestador com maior número de atendimentos de beneficiários do Planserv. Segundo Sônia, antes da implantação do projeto,o hospital apresentava valor de glosa total em torno de R$ 1 milhão, o que representava 12% do faturamento. ?No mês em que o projeto-piloto começou a funcionar a glosa foi reduzida em 60% e, a partir do segundo mês, a diminuição chegou a 98%. Hoje ela corresponde a 2,5% da fatura desse prestador?, pontua. Atualmente 93 prestadores utilizam o sistema e, de acordo com Sônia, por enquanto o funcionamento está perfeito. ?O projeto Captador Online foi desenvolvido visando à otimização e facilidade no envio de faturamento eletrônico pelo prestador. Ele possibilita a entrada de dados fidedignos, reduz a incidência de glosa e poupa o retrabalho da equipe de contas medicas e do próprio prestador, além de não gerar registros indevidos na base corporativa de dados?, afirma a coordenadora-geral do Planserv. Os próximos passos, ainda sem prazo definido, são votados a aprimorar o sistema. Além de módulos para novos motivos de glosas, outra funcionalidade que estará disponível em breve é a permissão para o envio de documentos anexos à fatura eletrônica. ?Assim, relatórios médicos e requisições poderão ser analisadas em tempo real. Isso evitará que ele tenha que esperar a resposta do recurso de glosa?, conclui.
