Polo de referência em Recife, o Hospital Santa Joana, acreditado pela JCI, priorizou o redesenho de sua gestão de despesas para o alcance de metas financeiras de médio e longo prazo, em decorrência do planejamento estratégico realizado em 2008. Sob a supervisão da Consultoria Falconi e metodologia PDCA – composta pelas etapas Planejar, Desenvolver, Controlar e Agir -, o hospital passou a permitir aos líderes o monitoramento completo dos resultados e conhecimento necessário para o suporte adequado às suas operações. ?O modelo remodelado de gestão das despesas é oriundo da estruturação prática de um ritual de acompanhamento orçamentário simples, porém eficaz?, resumiu a gerente de planejamento e gestão do Grupo Fernandes Vieira (dono do Santa Joana), Vanessa Oliveira. ,13,Dentre as fragilidades levantadas pelas análises de indicadores de desempenho, para a posterior definição de metas, estavam o modelo de gerenciamento das despesas não compartilhado com os gestores, principais fontes geradoras das despesas institucionais, ausência de visão estruturada por centro de custos e por pacotes que facilitassem o gerenciamento, sistemática das reuniões de acompanhamento não obedecia a um cronograma regular, além disso, as metas não eram de conhecimento de todos.,13,A partir do mapeamento das lacunas, identificou-se a possibilidade de desdobrar as despesas por centros de custos, feitas, até então, apenas por unidades ou grupos de negócios de maneira geral. E, para isso, o gestor do grupo ficou a cargo de levantar quais centros de custos são responsáveis pelos maiores gastos da respectiva área e desenvolver um plano de ação junto à gerência de cada uma.,13,De acordo com Vanessa, dos 17 grupos, cerca de 80% já estão sendo destrinchados conforme o modelo PDCA e, alguns deles, obtiveram as seguintes reduções nos gastos: Higienização 1%, Consumo e Permanente 10%, Eventos 2% e Energia 1%.,13,Os planos de ação são construídos em cima de uma premissa geral com relação ao orçamento anual, assim como na análise individual de cada grupo e os respectivos desafios por pacote. O orçamento anual deve terminar 2013 com uma economia em torno de 3% em relação ao objetivo estabelecido. O faturamento previsto, até o final do ano, é de R$ 180 milhões.,13, ?O principal ganho conferido foi à redução dos gastos totais do hospital, mesmo mantendo o ritmo de crescimento da receita e os projetos de melhoria da qualidade institucionais. E mais, desenvolvemos um novo panorama de trabalho, com conceitos difundidos entre as equipes, integrando as diversas áreas da empresa, tudo voltado para resultados?, ressaltou a diretora executiva do Santa Joana, Juliana Vieira. ,13,Para o acompanhamento e inserção dos dados foi gerado um sistema pela Falconi e criadas responsabilidades em todos os níveis hierárquicos. ?No sistema são visualizados os faróis de resultados (verde, amarelo e vermelho), no qual constam as metas, o resultado realizado e o desvio identificado. Além disso, os planos de ação são carregados e monitorados via sistema e qualquer comportamento indesejado dispara um comunicado ao gestor?, esclareceu a gerente, informando, ainda, que são realizadas reuniões de acompanhamentos mensais para avaliação das metas e dos resultados. Atualmente o Santa Joana trabalha no desenvolvimento de um sistema para que, em 2014, os processos sejam conduzidos em uma plataforma própria.,13,Apesar de ser possível implementar e trabalhar a gestão de despesas de acordo com os parâmetros estabelecidos em um ano, é preciso, segundo Vanessa, de um prazo maior para que o modelo seja inserido na cultura da instituição. E Juliana acrescenta a importância da reestruturação da área de Planejamento e Gestão e o formato das reuniões de resultados para a perenidade do modelo. ,13,Vanessa considera que a fase atual do projeto, que custou aproximadamente R$ 1,8 milhão, é de refinamento, tendo ainda os seguintes pontos a serem trabalhados: melhoria de alguns critérios de rateio para reforçar o controle das despesas e a apropriação correta das despesas nos respetivos centros de custos.,13,Para quem ainda não possui a cultura da gestão por resultados de forma sistematizada, Juliana confere algumas dicas: ter a alta administração na condução do projeto e recomendar o seu início com foco no desenvolvimento da liderança para em seguida introduzir, como primeiro passo, a gestão das despesas. Segundo ela, o modelo considera o envolvimento e o amadurecimento dos gestores na metodologia dentro de um escopo específico, para depois incorporar a gestão da receita. Além disso, também são fundamentais a seleção de uma competente consultoria e o uso de uma ferramenta informatizada que viabilize o gerenciamento de todas as informações em tempo hábil.
