Há pouco mais de cinco anos, o diagnóstico à distância, como a telerradiologia, era realizado de maneira tímida no Brasil. A atualidade demonstra que a contratação do serviço por clínicas, hospitais e centros de diagnóstico tem se intensificado e tende a crescer muito pelo reconhecimento do mercado e dimensão continental do Brasil, que pode ser transformada em oportunidades.
De olho neste ?oceano? de oportunidades, a Pró-Laudo ? que produz cerca de 14 mil laudos por mês e pretende dobrar esse montante em 2014 ? desenvolveu e implementou, em dezembro do ano passado, rotinas automatizadas para os processos de faturamento dos clientes e pagamento dos radiologistas a fim de profissionalizar seu negócio.
Dos quatro sócios da companhia, fundada em 2008, Renan Barros, hoje diretor de infraestrutura, passou pela gerência de operações, o que permitiu o contato mais próximo com as reclamações dos clientes e suas necessidades.
Os objetivos, segundo Barros, eram claros. Melhorar os seguintes indicadores: prazo de emissão de notas fiscais; prazo de emissão de boletos; prazo de emissão de fatura para clientes; prazo para disponibilização dos valores a serem pagos para os radiologistas, 50 no total; quantidade de erros em notas fiscais, quantidade de erros em boletos de pagamento; quantidade de erros nos valores de pagamento de radiologistas; quantidade de horas utilizadas no processo de faturamento e quantidade de horas utilizadas no processo de pagamento dos radiologistas.
Antes da ferramenta, idealizada por Barros e desenvolvida com o auxílio do consultor Rodrigo Ferrer, hoje analista de informações da Pró-Laudo, os cálculos eram realizados manualmente, gerando uma total insatisfação, tanto para o cliente como para a própria empresa. ?Se o cliente demora para receber a fatura, demora também para pagar, possui menor previsibilidade do caixa que possui e maior a chance de se tornar inadimplente?, explica Barros.
O investimento do projeto foi de apenas R$ 1.800 e importantes benefícios foram rapidamente mensurados. Ao comparar os resultados, o da ferramenta com o processo manual feito pelo financeiro, constatou-se a defasagem de um faturamento de R$ 11 mil no trabalho manual. Além disso, o ciclo de faturamento, que durava em média de 7 a 10 dias úteis, e o processo de pagamento dos radiologistas, que levava 15 dias úteis, foram reduzidos para dois.
?A qualidade e o cumprimento dos prazos permitiu a padronização dos processos, possibilitando mais transparência, com envio automático das informações que geraram os valores de notas fiscais no caso dos clientes, e os valores de pagamento no caso dos radiologistas. Fora isso, trouxe também uma imagem mais profissional para a Pró-Laudo, aumentando o grau de confiança dos participantes do processo?, enfatiza Barros.
O resultado da solução originou uma onda de melhorias na empresa e culminou com a criação de uma nova área, batizada de Gestão de Projetos de Melhoria e Inovação, estruturada para alinhar a estratégia da companhia à operação, contando com o engajamento por meio de sugestões de todos os funcionários. Mais de 60 projetos estão previstos para o ano que vem. ?Prestamos um serviço que trabalha com volume, por isso temos que olhar ininterruptamente para os processos de vendas, de tecnologia, da área médica, entre outros?, explica Barros.
O desafio atrelado à implementação, segundo o executivo, esbarra na imprevisibilidade de novas funcionalidades e na adequação da ferramenta às dezenas de regras que o flexível modelo comercial e de remuneração da Pró-Laudo permitem. ?O modelo de pagamento que oferecemos a um radiologista hoje pode ser diferente daqui a um mês, assim como as formas de contratação. Isso não é simples, mas é preciso manter a ferramenta sempre atualizada?, afirma o diretor, sem detalhar os processos comerciais e de pagamento.
Formada por quatro diretores com formação distinta e complementares (marketing, comercial, área médica e infraestrutura), Barros acredita que a empresa está preparada para aumentar sua escala, diferente da maioria do mercado, composta prioritariamente por médicos.