A Kley Hertz está entre as dez maiores indústrias farmacêuticas de OTC (medicamentos isentos de prescrição médica) de capital nacional. A empresa, que também atua nos segmentos de fitoterápicos, suplementos, cosméticos, dermocosméticos e medicamentos com prescrição médica, adotou o módulo da SoftExpert para gestão documental, o SE Document, possuindo atualmente cerca de dez mil documentos, divididos entre vigentes e já obsoletos, armazenados no sistema.
Apesar de a Kley Hertz possuir um processo de gerenciamento de documentos disseminado por todas as áreas, sua gestão ocorria de forma manual. Todos os documentos implementados eram atualizados numa lista mestra controlada via planilha de Excel, o qual também era utilizado para controlar o vencimento dos mesmos.
O processo de avaliação do SE Document foi longo, cerca de cinco anos até a tomada de decisão e a implantação definitiva do projeto. Durante esse processo, a empresa buscou referências de outras companhias do mesmo ramo de atuação e que também utilizavam o SE Document, essas referências favoreceram na escolha do sistema da SoftExpert.
A ferramenta foi implantada pela ITSX, revenda SoftExpert no estado do Rio Grande do Sul. Hoje, duzentos e onze usuários estão cadastrados no sistema, alocados nas áreas Administrativa (RH, MKT, Comercial, Financeiro, Fiscal) e Industrial (Produção, Controle de Qualidade, Garantia da Qualidade, Pesquisa e Desenvolvimento e Logística).
Márcia Cruz Valiati, gerente Técnica da Kley Hertz, cita entre os ganhos obtidos com o SE Document o envolvimento das áreas da empresa e a agilidade em todo o processo de homologação dos documentos. “Isto facilitou o controle das revisões por parte da Garantia da Qualidade e permitiu maior atendimento às demandas”, conta.
A gerente também destacou como benefícios obtidos com a utilização do software: a pesquisa por palavras-chave no corpo dos documentos, o conhecimento daqueles mais acessados e a gestão do período de vencimento dos documentos.
“O SE Document garante que o processo de gestão de documentos seja confiável, rastreável e dinâmico. Isso é de suma importância para uma empresa como a nossa, na qual o cumprimento de procedimentos e normas são essenciais para o sucesso do negócio”, ressalta Márcia.
Como diferenciais das soluções da SoftExpert, a gerente técnica aponta a rastreabilidade e a segurança. “Consideramos o software didático, permitindo sua parametrização de acordo com a necessidade da empresa”, acrescenta.
Como planos para o futuro, Márcia conta que a gestão de ordens de produção, contratos e documentações de fornecedores poderá migrar para o SE Document. Além disso, a Kley Hertz tem interesse em implementar o componente SE Action, para gestão de não conformidades e ações corretivas e preventivas, a fim de permitir uma integração maior do sistema e maior rastreabilidade e envolvimento das áreas de interface no processo de desvios de qualidade.
