A Kley Hertz, que está entre as dez maiores indústrias farmacêuticas de OTC (medicamentos isentos de prescrição médica) do País, adota solução da SoftExpert para gestão documental. Atualmente possui cerca de dez mil documentos, divididos entre vigentes e já obsoletos, armazenados no sistema.
Apesar da companhia já possuir um processo de gerenciamento de documentos disseminado por todas as áreas, sua gestão ocorria de forma manual. Todos os documentos implementados eram atualizados numa lista mestra controlada via planilha de Excel, o qual também era utilizado para controlar o vencimento dos mesmos.
O processo de avaliação para o módulo implantado foi longo, cerca de cinco anos até a escolha. Hoje, duzentos e onze usuários estão cadastrados no sistema, alocados nas áreas Administrativa (RH, MKT, Comercial, Financeiro, Fiscal) e Industrial (Produção, Controle de Qualidade, Garantia da Qualidade, Pesquisa e Desenvolvimento e Logística).
Márcia Cruz Valiati, gerente Técnica da Kley Hertz, cita entre os ganhos obtidos o envolvimento das áreas da empresa e a agilidade em todo o processo de homologação dos documentos. ?Isto facilitou o controle das revisões por parte da Garantia da Qualidade e permitiu maior atendimento às demandas?, conta em comunicado.
Além disso, a gerente destacou: a pesquisa por palavras-chave no corpo dos documentos, o conhecimento daqueles mais acessados e a gestão do período de vencimento dos documentos.
Como planos para o futuro, Márcia conta que a gestão de ordens de produção, contratos e documentações de fornecedores poderá migrar para o módulo SE Document. Além disso, a indústria afirmou ter interesse em implementar o componente SE Action para gestão de não conformidades e ações corretivas e preventivas, a fim de permitir uma integração maior do sistema e maior rastreabilidade e envolvimento das áreas de interface no processo de desvios de qualidade.
A Kley atua também nos segmentos de fitoterápicos, suplementos, cosméticos, dermocosméticos e medicamentos com prescrição médica.