Foi na operação diária da empresa na unidade de Porto Velho, em Rondônia, que o Grupo Infinita descobriu uma oportunidade de aprimoramento no negócio. Especializada em diagnóstico por imagem, a empresa percebeu que havia espaço para simplificar o agendamento de exames.
?Tínhamos parcerias com alguns convênios em que somente nosso grupo atendia a radiologia e a imagem, então observamos que poderíamos facilitar a autorização dos exames?, relembra o presidente do Infinita, Paulo Bonadio. ?Em vez do paciente sair do consultório médico com a requisição do exame, pedir a autorização na operadora e depois fazer o agendamento com a gente, o convênio mesmo já poderia marcar este exame no nosso sistema online?.
A novidade começou com o Convênio Ameron, em Porto Velho, depois se estendeu para outro convênio com o Hospital de Câncer de Rondônia. Hoje o Infinita Connect, nome da ferramenta criada pelo grupo, é utilizada por seis operadoras de planos de saúde. A agenda online também é usada por clínicas parceiras de outras especialidades e clínicas localizadas dentro dos hospitais onde a empresa atua. O sistema consegue desburocratizar o agendamento e garante uma maior fidelização dos clientes. ?Com esta facilidade o paciente não perde tempo buscando outra clínica para fazer exame e não há tempo de espera?, diz o executivo.
Quem desenvolveu o software do Infinita Connect foi a própria área de TI da empresa, que levou cerca de seis meses para finalizar a nova versão e outros seis para realizar os testes com o projeto piloto. O valor do investimento foi de cerca de R$ 120 mil e o sucesso dos resultados puderam ser comprovados assim que o novo modelo foi adotado.
Para o cliente, houve uma redução no tempo da realização dos exames em aproximadamente duas semanas. Já a empresa, obteve um aumento de 20% na utilização dos equipamentos e conseguiu diminuir em média 30% a taxa de absenteísmo na realização de exames. E melhor ainda: a produtividade da empresa cresceu 25%.
?Nós conseguimos otimizar a agenda e preencher todos os horários, com isso as máquinas deixaram de ficar ociosas em alguns períodos?, afirma Bonadio. Atualmente o sistema consegue encaixar exames em locais onde as agendas ficavam travadas porque havia pacientes marcados para duas semanas mais tarde. ?E nenhum paciente espera duas semanas para realizar um exame, acha outra clínica e acaba desmarcando ou simplesmente não aparece?. E aqueles pacientes que chegam sem agendamento para fazer um exame na hora, com a otimização gerada pelo Infinita Connect, agora conseguem ser atendidos.
O software elaborado pelo grupo foi customizado para atender as características específicas de cada cliente ou parceiro da empresa. No caso dos planos e seguros de saúde, por exemplo, não existe o campo autorização. Já uma clínica ou um hospital de ortopedia precisam do preenchimento desta área. O ganho de produtividade de todos os parceiros se deve justamente a uma maior interatividade e comunicação entre eles.
Como o programa é bastante simples, houve poucos gastos com capacitação dos profissionais que o utilizam. A empresa criou um manual ilustrativo, que pode ser acessado pelos usuários no próprio site do grupo, e os treinamentos podem ser feitos online via skype com compartilhamento de tela. Em cerca de 30 minutos, o usuário aprende como fazer o preenchimento da agenda online.
Para garantir a sustentabilidade do Infinita Connect com os parceiros comerciais, a empresa continua investindo na proximidade e no relacionamento, permitindo feedback constante e ajustes para que possíveis problemas ou aprimoramentos necessários sejam realizados prontamente. O Grupo Infinita sabe também que a ferramenta depende de aperfeiçoamento constante de seus especialistas em TI.
O grande pioneirismo do projeto, segundo Paulo Bonadio, foi o compartilhamento de gestão, algo inovador na área de saúde. Permitir ao parceiro oferecer ao cliente, sob a própria gestão dele, uma moderna e abrangente rede de atendimento. Relatórios, extração de indicadores, pesquisas instantâneas e relacionamento interativo também fazem parte da gama de serviços colocados à disposição dos usuários do Infinita Connect.