Muitas empresas, por causa da tecnologia avançada dos dias de hoje, estão deixando os escritórios tradicionais e adotando uma estratégia empresarial que transforma seus ambientes de trabalho para se adaptar ao mundo virtual.

Os empreendedores modernos já estão utilizando softwares, aplicativos, sites e ferramentas que eliminam documentos materiais desnecessários. A estratégia empresarial de criar um escritório virtual, além de simplificar as operações, economiza tempo e dinheiro das companhias.

Há diversas outras vantagens em relação ao escritório virtual, como a possibilidade de trabalho em casa, sem preocupações com horários, o corte de custos de aluguel de salas, a oportunidade de contratar menos funcionários fixos e mais freelancers, e maior produtividade de empregados.

Porém, a estratégia empresarial pode trazer também desvantagens, como a dependência de provedores de internet. Outro problema aparente de um escritório virtual é que, com ele, a empresa pode perder um pouco da confiança de alguns clientes, já que muito deles precisam de um endereço fixo para ter segurança na companhia.

Para administrar um escritório virtual, é necessário ter uma estratégia empresarial muito diferente do que os empreendedores estão acostumados. A maior dificuldade apresentada, é sobre contratação e gestão de pessoas.

Algo que os empreendedores precisam ter em mente quando contratam empregados para um escritório virtual é que eles não poderão ser facilmente ‘controlados’. Ou seja, é mais importante criar uma equipe de confiança e se comunicar constantemente com ela quando se usa esse tipo de estratégia empresarial.

Como, a maioria de seus funcionários serão freelancers, eles podem vir de diversas partes do país, ou até do mundo. Para contratá-los, primeiro procure indicações de pessoas com credibilidade. Se, com isso, não conseguir completar seu número de empregados necessários, use sites direcionados à contratação de freelancers.

Após a contratação, é importante que os funcionários sejam treinados. Nessa fase, a comunicação é muito importante. É essencial que o novo empregado saiba o que a empresa espera dele, qual seu cargo, suas obrigações e seus prazos. Continue tendo em mente que o diálogo físico com sua equipe será próximo de zero.

Isso não quer dizer que não há necessidade de comunicação nenhuma. Ferramentas como Skype, Yahoo Messenger, Whatsapp e Facebook são muito bem vindas. É importante que os funcionários também se conheçam, para que eles tenham a ideia de como é a empresa e como ela funciona.

Ao usar esse tipo de estratégia empresarial, o empreendedor precisa saber que, como nos escritórios físicos, ninguém pode ser indispensável. Ao contratar um freelancer, é muito mais fácil que ele deixe de trabalhar para você, sem a necessidade de avisos prévios. Ter um plano de ‘reserva’ é essencial.

Por isso, voltamos a falar: dê preferência à pessoas de confiança, ao invés de buscar pessoas com experiência. Ao ter funcionários que te trazem segurança e deixá-los fazer seus trabalhos, eles só te ajudarão a expandir seus negócios.