Fazer o reembolso dos funcionários com gastos realizados em viagens à trabalho era uma questão que o Grupo EMS, companhia brasileira do mercado farmacêutico, não conseguia gerenciar de maneira rápida. Dessa maneira, a companhia investiu em uma solução de gestão de despesas de viagem desenvolvida pela Veratis para agilizar todo o processo.
Anteriormente a solicitação passava por várias etapas e pessoas, o que levava os funcionários a pedirem adiantamentos, exigindo que a companhia tivesse sempre uma grande reserva em caixa para esses casos. Segundo a analista administrativa da EMS, Aline Fernanda dos Santos, a solução, que hoje atende quase 500 colaboradores, trouxe benefícios como a facilidade do preenchimento e mais agilidade na aprovação do reembolso. ?A quantidade de pedidos de adiantamento caiu. Como o processo é rápido, os colaboradores optam por pedir o reembolso?, afirma.
Segundo ela, anteriormente quando o colaborador precisava do custeio para uma reunião ou viagem, era preciso preencher uma tabela de Excel com todos os tipos de gastos, que era envidada para o departamento de aprovação e, por último, para o departamento de reembolso. Este último era responsável pelo lançamento manual das informações por SAP após a aprovação do diretor responsável.
Hoje o processo teve suas etapas reduzidas, de modo que os funcionários passaram a entrar diretamente no sistema web para fazer a solicitação. Caso aprovadas, ele recebe um e-mail que deverá ser impresso e anexado às notas ficais da viagem, que serão entregues ao departamento de reembolso e, após nova aprovação, a despesa é lançada automaticamente no SAP.