Softwares de comunicadores instantâneos e para comunicação remota/virtual existem há algum tempo e são usados massivamente profissionalmente e na vida pessoal. Mas quanto as empresas conseguem olhar para essas ferramentas como algo inovador e mudar a forma de trabalho? Foi isso que a Boehringer Ingelheim resolveu fazer: repensar a forma como as pessoas trabalham em busca de redução de custos operacionais, mas, também, em melhoria de qualidade de vida dos funcionários, o que não deixa de ser estratégico em época de grande disputa de mão de obra qualificada.
Assim, quando em novembro de 2009 a sede da companhia alemã mudou para o green building Rochaverá Corporate Towers, a área de TI entendeu que era hora de buscar novos modelos. Uma das mudanças foi não ter o mesmo número de estações de trabalho do que de funcionários. Era preciso levar em consideração férias, realização de negócios em outras localidades. Com a mudança, a ordem era otimizar recursos.
Se os computadores pessoais não estão mais presos às máquinas, por que as pessoas deveriam estar, perguntava-se. A empresa optou então pela padronização dos PCs para que todos tivessem recursos necessários para todas as áreas e investiu em ramais digitais e aparelhos de telefonia que facilmente permitem que uma pessoa se logue e passe a receber chamadas dali.
A mudança, no entanto, requeria mudanças de cultura e processos, explicou a TI da empresa. O projeto de estações de trabalho móveis não poderia ignorar as questões humanas e como as pessoas, em geral, sentem necessidade de customizar a área de trabalho, a tecnologia permitiu configuração personalizada da intranet e do desktop virtual. Eles quiseram mitigar a intervenção dos funcionários no ambiente para que ele pudesse ser realmente móvel.
Assim, foi aberto um espaço para que introduzissem sua cultura e personalidade no ambiente virtual. Sem mesa definida por área ou pessoa, era preciso ainda modificar a entrega de correspondência e a forma de comunicação com cada área. Assim, a TI, em parceria com outros departamentos, estruturou processos internos de forma a tornar os funcionários autosuficientes.
Ou seja, eles podem entrar no sistema e reservar uma sala, solicitar uma passagem de avião ou um carro de forma autônoma. Para se comunicar com os funcionários em um ambiente onde pessoas de uma mesma área podem estar espalhadas por um escritório razoavelmente grande, a Boehringer providenciou 40 TVs de tela plana onde ficam dispostos comunicados, metas e volume de negócios realizados.
Mas eles foram além. Se era possível se movimentar dentro do escritório, era possível também trabalhar fora da empresa e a política de pelo menos um dia de home office por semana, existente há três anos em algumas áreas da companhia, foi estendida para todos os funcionários, o que garantia eficiência operacional mas, também, qualidade de vida.
Para isso, cada trabalhador que passa a compor o quadro de funcionários da indústria farmacêutica recebe uma mala com rodinhas, um notebook (com câmera), um fone de ouvido com microfone integrado, um modem 3G e um token para certificação.
Em casa, ou onde estiverem, os funcionários contam com o Microsoft Office Communicator com o qual podem entrar em contato com qualquer outra pesssoa da Boehringer no mundo. Eles também usam o notebook para o recebimento de chamadas dos ramais.
A estratégia auxiliou na redução dos custos de telefonia móvel. A integração dos sistemas de comunicação e sua eficiência geraram economia financeira em torno de 5% das despesas operacionais anualmente.
Talvez, a comunicação virtual não seja exatamente uma novidade, mas ela está mais acessível e fácil de usar. Isso significa que é possível usá-la de forma diferenciada. O interessante do caso da Boehringer não é necessariamente a solução adquirida, mas uma reformulação na forma de fazer. Ou seja, usar a tecnologia não para fazer igual.