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Quando homologadores não são homologados

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      Quando falamos sobre  as atividades de qualificação de fornecedores, um pecado muito comum das instituições de saúde é entender que seu compromisso com a qualidade se encerra na validação documental das empresas que abastecem suas prateleiras.    O que se percebe é que muitos hospitais têm práticas de homologação de fornecedores, muitas vezes adotadas somente como um veículo para cumprimento de requisitos de órgãos certificadores, e não para a efetiva segurança de pacientes e processos como se deveria pressupor.    Dentro de um valioso conceito de melhoria contínua do relacionamento comercial, poucos são aqueles que entendem que as sistemáticas de qualificação e monitoramento são vias de mão dupla que permitem não só aos hospitais, clínicas ou laboratórios apontarem as falhas de seus abastecedores, mas também rever suas próprias ações internas de forma a criar um clima de harmonia com o mercado consumidor, em que todos são beneficiados através da contenção de riscos aos clientes diretos e indiretos.   Abaixo, enumero outros erros freqüentemente cometidos na gestão da qualidade de fornecedores:   Poder de Polícia: uma das competências essenciais para um auditor da qualidade é a maturidade. Isto antecipa a necessidade de que uma postura profissional seja o mínimo a se esperar durante as visitas de verificação nos estabelecimentos de fornecedores. O papel do auditor não é de polícia, fiscal ou similar, mas sim de um buscador de conformidades das práticas do fornecedor com as exigências legais e pré-requisitos considerados importantes pelo grupo ou instituição que homologa   Qualquer pronunciamento que não seja apontar as divergências entre esta conciliação, tende a parecer uma opinião pessoal ou interferência na maneira como o abastecedor gerencia seu negócio. E por mais que isto cause um desconforto nos auditores mais xiitas, uma empresa pode optar por não cumprir até requisitos legais. E, nesses casos, ao invés de expressões de indignação tais como ?Que absurdo esta sua prática? ou ? Se a Anvisa vier aqui você será fechado…? basta dizer: ? Para que tenhamos um relacionamento comercial, o cumprimento irrestrito deste critério é imprescindível?.    Sistemática incompleta:  são dois os casos nos quais esta situação se apresenta:   1)Qualificação apenas de fornecedores diretos de materiais médico-hospitalares e medicamentos. O conceito de gestão de risco visa minimizar perigos a todos os clientes. Inclusive, colaboradores. Assim, ao tratarmos a sistemática de avaliação considerando apenas os principais insumos, deixamos uma potencial janela aberta para que riscos tão graves quanto os anteriores apareçam. Por exemplo: o que dizer dos doces caseiros comercializados em várias lanchonetes terceirizadas de estabelecimentos de saúde? Não seria responsabilidade dos hospitais garantir que acompanhantes estejam cobertos por um validação global da política de qualidade adotada na assistência médica? O que encontraríamos se visitássemos os fornecedores destes docinhos?    E nossos colaboradores? Não merecem um monitoramento contínuo da qualidade do plano de saúde coletivo oferecido que estamos fornecendo?   2) Inexistência de um processo de monitoramento ativo das empresas após a primeira homologação. Toda a relação comercial está sujeita a altos e baixos em períodos que não podem ser predeterminados. Podemos qualificar um fornecedor hoje e amanhã identificarmos uma intercorrência que mereça uma nova visita com foco no problema. Ocorre que a atividade de qualificação é tão onerosa que as instituições tendem a flexibilizar o monitoramento, talvez a etapa mais importante do processo de homologação.   Mais do que isso, quando falamos do monitoramento de prestadores de serviços terceirizados, a tarefa fica muito mais difícil, posto que a participação dos gestores que recebem o serviço é fundamental. E eles nem sempre estão disponíveis, aptos ou dispostos a isso     Isso é com Compras: É verdade que Compras, na maior parte das empresas, responde pela garantia de qualidade de fornecedores. Mas esta não pode ser uma tarefa solitária. A participação das outras áreas é a essência do processo. Para que tudo funcione, é preciso que os procedimentos sejam respeitados, as ferramentas de monitoramento alimentadas e as informações compartilhadas. Pode haver um processo muito bem amarrado que garanta uma homologação ?suíça? de cada fornecedor. Mas, basta que um equipamento seja comprado por outro setor sem o devido envolvimento de Compras para que ele se torne ineficaz.   A política de qualidade preconiza uma mentalidade pela busca do erro zero e satisfação total do cliente, de maneira preventiva. Seguir tudo às pressas envolvendo a homologação de fornecedores apenas para constar nos registros se torna, no mínimo, um entendimento raso da importância da certificação que se divulga.  É óbvio que uma centralização total das aquisições no departamento de Compras minimizaria este risco. Mas como os leitores compradores sabem, isto é tema para outro post.

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