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O Sistema, o Excel e a Gestão Comercial e de Custos Hospitalar

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A minha carreira teve algumas etapas bem diferentes. Para falar de 2 delas: trilhei o caminho da TI até virar CIO de um dos maiores hospitais brasileiros, missão que executei por quase 12 anos, e atualmente estou mais relacionado às atividades de consultoria e treinamento em gestão hospitalar. Me formei na área técnica, e me especializei em administração hospitalar.

TI para mim hoje é um diferencial no  que faço. É diferencial porque foge do conhecimento da maioria dos gestores em saúde. Seria bom se todos os gestores tivessem tido a oportunidade que eu tive de estudar e praticar a gestão da TI – mas é raro conhecer alguém que tenha tido esta oportunidade.

Cito esta trajetória para comentar esta relação de amor e ódio que existe nos defensores do Sistema, e os defensores do Excel.

Quando estava “com os 2 pés na cozinha da TI” odiava Excel e qualquer ser humano que fazia planilhas. Vivia dizendo que todos deveriam usar só as informações que estão no sistema, e que as pessoas que faziam uso de planilhas para tomar decisões empresariais eram “sabotadores da informação”, “reacionários da gestão“, e outros inimagináveis adjetivos.

Nesta época ouvia que os sistemas não supriam as necessidades dos usuários, mas tendia a duvidar. Achava que se o usuário tivesse boa vontade não precisaria perder tempo fazendo planilha – sempre tinha lá um relatório no sistema que eu achava que supria a necessidade se ele estivesse disposto “abrir mão de alguma coisa”

Hoje, “com os pés” na área de negócios, pisando na TI quando necessário (pisando no sentido de colocar o pé quando necessário), minha visão evidentemente mudou. Mas mudou tanto que, por exemplo, entre as oficinas que ministro na GV uma delas é de Excel – quem diria !

As oficinas são a forma que encontramos para desenvolver conteúdo focado e prático para gestores sobre alguns temas imprescindíveis: gestão comercial, faturamento, contratos, custos. Um pouco diferente dos cursos, a maior parte do tempo é destinada para a prática e discussões de estudos de casos.

E não poderia faltar Excel, porque voce pode ter o melhor sistema do mundo, que abrange a quase totalidade dos processos institucionais, e mesmo assim vai necessitar do Excel para viabilizar “uma montanha de coisas” que o sistema não adere da forma como necessita para competir no mercado:

  • Pode ser que seja para realizar um controle que o sistema não tem – isso geralmente é a minoria dos casos;
  • Pode ser que seja apenas para melhorar a forma como o sistema apresenta um resultado – nesses casos eu continuo achando que o usuário é “sabotador” ou “reacionário”;
  • Pode ser que voce esteja “prototipando” ou “testando” um novo processo, antes de encomendar um ajuste no sistema, porque ajustar o sistema sem ter certeza se isso vai ser realmente bom é muito caro;
  • Mas a maioria das vezes é para mesclar informações de diversas origens, ora de sistemas diferentes, ora mesclando informações do sistema com outras que não estão nele.

Esta última necessidade ocorre “em todo canto” do hospital – se a demanda é reprimida, ou pela proibição, ou pela falta de competência da área em desenvolver o que necessita em Excel, o hospital acaba perdendo competitividade “em alguma coisa”. E geralmente onde ele mais perde é na gestão comercial e de custos.

Se voce é da TI gostaria de testemunhar em nome do que chama de “usuário”: além de usar o sistema para controlar os processos que voce conhece, as áreas têm necessidades que voce não faz a menor ideia do que seja. Muitas das necessidades do “usuário” ele não sabe que vai necessitar, até o ponto que necessita ! Especialmente as áreas comercial e de custos são demandadas por regras e práticas de mercado que fogem do seu controle – e quando surgem não tem tempo de esperar. Então:

  • Jamais deixe que uma planilha de algum usuário acesse a base de dados corporativa para alterar automaticamente alguma informação da base de dados – os “usuários” não tem a menor ideia da integração dos dados e do dano que pode causar ao processo do “vizinho”;
  • Mas nunca proíba que as informações do sistema possam ser exportadas diretamente para planilhas Excel. Se fizer isso estará cometendo 2 erros:
  • Vai impedir que o hospital seja ágil em algo que pode comprometer a rentabilidade, ou coisa pior, diga-se de passagem;
  • Vai ficar se estressando tentando desenhar relatórios para atender a necessidade dele “que muda mais que prescrição medica na UTI” – acaba sendo pior para voce mesmo.

Se voce é gestor de área de negócios, e não da TI, gostaria de testemunhar em nome dos funcionários do seu departamento. Se tiver que investir em capacitação, separar uma pequena quantia para capacitação em Excel. A maioria absoluta deles nunca teve curso sobre isso – aprendeu na raça, portanto aprendeu o que sabe e não o que deveria saber. Esta capacitação pode resolver coisas que voce nem imaginaria. Não pense 2 coisas:

  • Que voce sabe o que é necessário de Excel. Só pense isso se voce realmente for alguma sumidade no assunto, e se for o caso mande o seu cartão – nunca conheci alguém que conheça Excel a ponto de se considerar sumidade, e apostaria o último minuto do meu pré pago como nunca vou conhecer;
  • Que seu funcionário sabe o que necessita quando usa o Excel. Na maioria absoluta das vezes ele usa uma planilha e não faz a menor ideia de como ela funciona.

E se for investir na capacitação em Excel, tenha sempre em mente que é melhor que o treinamento tenha foco na rotina do seu departamento. É melhor um curso básico que dê foco naquilo que vocês fazem rotineiramente, do que um que apresenta comandos complexos que não serão utilizados nunca. Extrair, classificar, somar condicional, fazer gráficos, condicionar, enfim, comandos do dia a dia são muito mais úteis do que tabelas dinâmicas, dashboards, macros. Se sua equipe dominar os comandos básicos será muito mais útil do que este tipo de recurso mais indicado para departamentos de estatística.

Seu funcionário pode ter dificuldade em utilizar uma função porque não conhece o conceito. Pode não acreditar mas nos cursos não é raro nos depararmos com situações absolutamente inesperadas. Por exemplo:

  • Não é que as pessoas têm dificuldade em entender a função média – ele não sabe calcular média. Não sabem a diferença entre zero e nulo, e nunca calcularam média de permanência de pacientes internados;
  • Muitas pessoas não sabem fazer operações aritméticas entre células. Não sabem dividir o valor de uma célula por outra, ou seja, se tiver uma célula com o valor faturado e outra com o número de contas, não sabe fazer o cálculo do ticket médio da conta !

E ao contrário do que alguns preconceituosos podem dizer: não são só “os mais velhos” e “os profissionais assistenciais” que têm dificuldade. Posso garantir que a dificuldade independe da idade ou formação básica.

E fica o testemunho maior: vi na prática a diferença de departamentos investiram na capacitação em Excel e, “com o apoio da TI”, baixam informações do sistema para suprir suas necessidades – antes e depois.

Posso garantir que a diferença na gestão e na competitividade é “da água para o vinho” !

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Comentários

    Enio, eu que sou do lado da gestão do negócio (depois de passar pela assistência em si) e que sempre dei apoio à implantação e uso completo das ferramentas disponibilizadas, sempre pensei o que vc fala positivamente a respeito do Excel. Nunca, nenhum sistema vai atender 100% aos anseios da gestão porque a gestão requer relatórios que correlacionem informações diversas sob diversos prismas e isto é dinâmico e não é defeito dos sistemas ou da TI não ter pronto “todo tipo de relatório possível e imaginável”, mas neste caso os sistemas que tem que permitir a exportação de dados facilmente para Excel pelo menos e a extração tem que a mais simplificada posssível, sem que a TI gaste intermináveis dias para montar “queries” complexas…. afinal, os gestores precisam de dados, para transformá-los nas informações que desejam ver, para tomadas de decisão o mais rapidamente possível!!

    Foto de perfil de Enio Salu

    Oi Junia !
    Eu confesso que era avesso ao Excel … mas como você pode perceber: evoluí !!!

    Legal Ênio, é isso aí. A gestão em saúde é muito complexa, foi a última indústria a se profissionalizar. Temos um longo caminho pela frente para reduzir um pouco a cisão entre assistência e administração para que o processo fique mais sustentável e de qualidade para todos os envolvidos. O Excel sempre ajudou e sempre ajudará a todos, é claro, desde que não substitua o que o sistema já tem e somente o complemente.

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