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O Excel e a Gestão Comercial

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Regularmente pessoas mais jovens nos perguntam como investir na carreira: um MBA, outro idioma, certificação ... e eu sempre pergunto: você conhece Excel ?
Se a pessoa fala que conhece eu insisto: tem certeza que conhece os recursos que necessitaria conhecer ?
O ?insano? financiamento do sistema de saúde brasileiro obriga os gestores e analistas a fazer ?malabarismos? com Excel para sobreviver. E quando alguém me diz: ?está tudo no sistema?, eu dou risada !
Quer controlar o que pode ou não pode cobrar no SUS, em que situação, a que preço, e quais as compatibilidades entre procedimentos, CID e materiais ? Você tem 2 caminhos:
  • Passar horas e horas na frente da Tabela Unificada do Datasus (se a aplicação não for local: dias e dias), perder a paciência … e desistir;
  • Ou gerar os relatórios em formato Excel, baixar os dados na sua planilha e manipular de forma simplificada !
Tem um terceiro caminho: tentar utilizar a interface automática do sistema da sua empresa com as atualizações do Sigtap numa ferramenta que chamam de BI. Quem já necessitou de uma informação que não está pronta e ouve ?que dá pra fazer? sabe porque vou me permitir não comentar, ok ?
O exemplo do SUS piora muito se falarmos da Saúde Suplementar. Existem coisas inimagináveis de serem feitas se não for com o uso do Excel:
  • Comparar a tabela de preços anterior com o reajuste proposto e simular o novo perfil de faturamento daquela carteira;
  • Decidir se migra a base de preços de uma tabela antiga para uma nova (ex: de AMB para CBHPM … ou a TUSS da operadora X ? sabe aquela tabela deveria ser compatível com a TUSS e não é ?);
  • Compor preços para definir ou decidir se aceita um pacote;
  • Analisar a rentabilidade de um produto ou de um plano ao longo do tempo.
Nós, defensores ?ferrenhos? da implantação de check-lists inteligentes para melhorar o registro e disseminar o conhecimento, perguntamos: como desenvolvê-los sem utilizar planilhas eletrônicas ?
Certa vez desenvolvemos um check-list para cobrança automática de kits de enfermagem que cruzava dados de um kit com outro e não lançava itens repetitivos, ou exagerados (por exemplo: 48 horas de oxigênio em um só dia). Quem me conhece sabe o quanto sou devoto e não gosto de brincadeiras com questões religiosas, mas achei engraçado quando a enfermeira auditora disse que eu ?tinha parte com o ......? porque não conseguia entender como aquilo podia ser feito em Excel !
O Excel é a ferramenta de gestão mais utilizada na gestão comercial da saúde, independente de você utilizar o melhor ou o pior sistema do mercado. No fim tudo ?termina em pizza?, ou seja, você sempre acaba exportando dados do sistema, com mais ou menos dificuldade, e faz projeções e estatísticas em planilhas. Por isso o pessoal brinca afirmando que ?ERP? significa ?Excel Resolve o Problema? !
E o conhecimento que as pessoas têm dos recursos disponíveis no Excel é ?ridículo?. Quem sabe um pouco mais que os outros se destaca rapidamente na gestão comercial e em outras disciplinas que o gestor comercial deve dominar. Por exemplo:
  • No nosso curso de especialização em custos uma das primeiras disciplinas é sobre utilização básica do Excel, porque aprendi ao longo desses anos dando aulas que muitas vezes a dificuldade do médico e da enfermeira no curso não é entender o conceito de custos que está sendo discutido, e sim a construção da planilha de custos e suas fórmulas … e ?olha que? planilha de custos tem fórmulas muito básicas !
Meus ?cabelos brancos? permitem dizer que conheço ?raríssimas? pessoas que tem conhecimento minimamente adequado da ferramenta para sua necessidade, até porque a quantidade de recursos que ela oferece, na minha modesta opinião, é tão gigantesca que é inviável conhecer bem a maioria deles.
O interessante é que uma minoria deles, quando bem assimilada, faz a diferença. Alguns recursos simples e imprescindíveis para gestão comercial que a maioria dos envolvidos não domina:
  • Mesclar planilhas, fundamental para comparar preços;
  • Concatenar linhas e colunas, fundamental para trabalhar com códigos e descrições;
  • Comandos condicionais: SE, SOMASE, etc., fundamentais para produção de estatísticas;
  • Argumentos de lógica: >, <, <>, etc., fundamentais para segregar códigos;
  • Ocultar, reexibir, formatar, definir área de impressão, inserir senha e mesclar células, fundamental para a produção de tabelas de preços personalizadas.
  • … e recentemente (para mim) o Google Drive, ?santo remédio? para compartilhar planilhas também, passou a ser ?oxigênio? na vida dos gestores.
É comum pensar que teria sido melhor ter escolhido outra carreira, porque as regras de remuneração do SUS e da Saúde Suplementar foram ?inventadas? por gente que estava ?de mal com a vida? ? gente que queria complicar ?as coisas? e ?a vida dos outros?.
Acho que você deve pensar a mesa coisa de vez em quando: talvez se tivesse estudado mais para passar no curso de medicina teria sido um bom investimento para não ter que passar o resto da vida calculando preços do sistema de saúde no Brasil na área comercial !
Mas já que estamos ?no baile? temos que ?dançar com forme a dança? ... investir  na capacitação em Excel é inevitável. E se dar conselho vale a pena, vou logo dando 3 de uma só vez:
  • ninguém precisa ter aula com o ?Bill Gates?. É muito melhor aprender com ?seres humanos normais? e entendem a nossa necessidade prática do que com um ?nerd? que vem ensinar um monte de ?coisas interessantes? que só vão servir se você necessitar calcular o volume e peso de um tumor de pele algum dia;
  • aproveite para perguntar para quem fez aquela planilha que você acha complicada como ele fez: é justamente esta planilha que lhe chamou a atenção que você precisa entender como se faz. Certamente vai perceber que o que a pessoa fez ?não é nada do outro mundo? … é só Excel;
  • o primeiro passo para entendermos que temos deficiência em Excel é ter a certeza de que por mais que achamos que conhecemos a ferramenta, ainda temos muito o que aprender para ?deixar de ser ruim? nela !
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