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Opinião: Gestão de documentos define estratégia da empresa

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A gestão dos documentos de uma empresa tem ganhado cada vez mais relevância dentro do cenário de expansão no mercado, já que muitas vezes passa a ter valor estratégico. Afinal de contas, ninguém espera vivenciar o pesadelo de precisar de determinado documento e não encontrá-lo em meio a tantos papéis que representam a existência da organização. De fato, essa situação capaz de tirar o sono de uma equipe inteira por vários dias vem diminuindo entre as grandes empresas, que já optaram pela terceirização do arquivo. Mas, ainda é muito comum entre as médias e pequenas empresas.

Para ter certeza da importância do armazenamento seguro, basta responder a estas três questões principais: por quanto tempo sua empresa tem condições de armazenar documentos antes de eliminá-los? Você tem condições de bancar a perda eventual de um documento ou de informações? Quanto custaria à sua empresa, em termos de tempo, dinheiro e imagem corporativa, se isso viesse a acontecer?

Entre as informações essenciais a uma empresa, estão todas as informações dos clientes, todos os dados financeiros, todos os registros efetuados pelos Recursos Humanos, incluindo documentos que devem ser armazenados por tempo indeterminado. Estes são os comprovantes de aplicações, consórcios, notas fiscais de imóveis e bens duráveis, além dos documentos relacionados ao INSS, Carteira de Trabalho, guias de FGTS e de recolhimento do INSS – que comprovam o pagamento das verbas previdenciárias e são usados quando as pessoas pleiteiam o benefício da aposentadoria.

Do ponto de vista executivo, uma boa estratégia de gestão documental passa a ser cada vez mais crítica para o sucesso da organização. Não apenas para garantir que tudo funcione com tranqüilidade, mas para criar e manter vantagens competitivas também. Portanto, a menos que se invista em um sistema que permita o acesso às informações de modo organizado, rápido e seguro, corre-se sempre o risco de perder a história da empresa durante um incêndio, um assalto, enchentes ou mesmo por conta da negligência operacional.

A terceirização do arquivo, quando entregue a uma empresa comprovadamente eficiente, pode trazer muitas vantagens. Documentos impressos podem ser digitalizados antes de serem armazenados em ambientes que contam com sistemas antiincêndio, antifurto, antipragas e que são monitorados à distância sempre que requisitados. Todo conteúdo digital fica armazenado em back ups da empresa provedora do serviço, muitas vezes em mais de um país. Em resumo, as informações de uma corporação têm de ser tratadas como um verdadeiro patrimônio, porque de fato têm um valor muitas vezes inestimável.

*Vicente Troiano é diretor comercial e de marketing da Recall do Brasil, braço verde-amarelo da Recall Inc., líder mundial em gestão de documentos. (http://www.recall.com/)

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