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Gestão Eletrônica de Documentos: integração nos pequenos e médios hospitais

À medida que tecnologias são incorporadas pelos hospitais, mais informações são geradas no sistema e a integração dos dados ganha mais importância. E para que o papel seja eliminado do ambiente e permita o conceito do Hospital Digital, uma dobradinha de soluções é essencial: a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), e Gestão de Processos de Negócio (Business Process Management, ou BPM), segundo o médico Claudio Giulliano, sócio da consultoria em TI para saúde Folks.

“Entidades que não possuem uma solução de gestão completa não têm equipamentos capazes de realizar todos os processos de forma unificada. Portanto, é importante adquirir ferramentas para digitalizar e integrar processos de dentro do próprio hospital que não foram totalmente automatizados”, explica o especialista, apontando que a situação é mais comum, especialmente, no caso de hospitais de pequeno e médio portes.

Abaixo, o papel do GED e do BPM na gestão integrada desses hospitais:

  • GED

Permite que arquivos que precisam passar pelo papel, como aqueles assinados pelos pacientes ou que provém de fontes externas, como convênios e operadoras, sejam também arquivados digitalmente. Além disso, por meio da ferramenta, é possível ordenar os documentos de forma organizada, gerando indexações que facilitem o acesso a esses materiais. Isso possibilita, ainda, a conexão ao Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) e acesso das informações, pelo médico, por meio de uma única interface. Já existe uma versão mais completa da Gestão Eletrônica de Documentos: a tecnologia Gestão de Conteúdo Corporativo (Enterprise Content Management, ou ECM), que categoriza as informações por diferentes filtros, como especialidade e ID do paciente, promovendo a integração total com o PEP e funcionando como uma ferramenta de autoconhecimento para o hospital, já que mapeia todos os processos. Além disso, encadeia a informação e cria critérios sobre se a tarefa está concluída ou não.

  • BPM

Com a intenção de gerenciar, automatizar e monitorar processos que não fazem parte da cadeia interna do hospital, o Business Process Management está um passo além da Gestão Eletrônica de Documentos, pois contém capacidade de gestão de fluxo de trabalho (workflow). “Uma internação cirúrgica do paciente, por exemplo, é um processo complexo que demanda vários profissionais, etapas e empresas. Ou seja, a necessidade de uma intervenção cirúrgica nasce em um consultório médico, passa pela reserva de leito hospitalar, aprovação da operadora conveniada, verificação da necessidade do pedido de órteses e próteses para, então, processar a aprovação. Muitas vezes, o hospital está todo digitalizado, mas esse caminho, não. A função do BPM é preencher as lacunas de processos não automatizados e torná-los viáveis digitalmente”, exemplifica Giulliano.

GED e BPM são encaixados no conceito da gestão integrada, esta, que atua  em duas pontas: administrativo-financeira, com todos os aspectos gerenciais de entrada e saída de recursos e relacionamento com fornecedores e parceiros; e área clínica, otimizando processos e garantindo melhor eficiência de atendimento e acesso aos dados do paciente. O propósito primordial é unificar a gestão, integrando as soluções específicas em um único ponto, o que se torna mandatório especialmente diante da realidade das entidades – a de diversas soluções fragmentadas, que não conversam entre si.

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