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Indicadores de Gestão de Contratos mostram algum avanço, mas ainda temos muito a fazer

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Publicamos na semana passada as estatísticas atualizadas de gestão do ciclo de vida dos contratos com dados coletados de colaboradores de 37 diferentes empresas que participaram dos últimos programas de capacitação no Modelo GCVC.

Estão disponíveis para acesso livre (sem necessidade de se cadastrar) e gratuito no site www.contratos.net.br.

Alguns números demonstram que houve grande avanço na profissionalização das atividades de contratação e gestão nas empresas:

  • Quase 69 % das empresas já digitalizam todos os documentos do acervo contratual. Não só o contrato como faziam os pioneiros: todos os documentos relacionados ao acervo incluindo o contrato, os exigíveis (certidões, certificados, etc.), documentos de habilitação e avaliação do parceiro comercial e, principalmente, os processos de benchmark, repactuação, medição e SLA;
  • Em 65 % das empresas pesquisadas o Jurídico deixou de ser o departamento que controlava o processo de contratação, passando a atuar como área de consultoria que é, e não operacional como era. Ou seja, documento contrato nas empresas está deixando de ser o fim e sim o meio de relação entre contratante e contratado, graças a Deus !

Mas os indicadores ainda mostram que as empresas estão ?anos-luz? atrasadas em diversos aspectos, onde não perceberam como algumas coisas podem reduzir custos e riscos:

  • Em 61 % das empresas não está claro a responsabilidade do gestor do contrato, do gestor da contratação e da área de apoio à gestão do contrato. Justamente na ?zona nebulosa? onde não é claro ?quem deve fazer o quê? é que acontecem os problemas, porque invariavelmente ?um pensa que o outro está fazendo? o que é responsabilidade dele, e vice-versa;
  • Em 72,2 % das empresas o fornecedor não é avaliado periodicamente, ou a má avaliação não impede que ele continue prestando serviço para a empresa. ?É brincadeira? mas a impunidade que todos reclamam da justiça ?corre solta? dentro das empresas. O fornecedor age mal e continua sendo fornecedor normalmente;
  • Em quase 80 % das empresas não existe tabulação de indicadores de gestão das contratações e de contratos para que os envolvidos possam acompanhar a evolução destas atividades e, pior, em quase 73 % das empresas não se faz benchmark. Por isso ainda consideramos as atividades de contratação e de gestão de contratos tão amadora na maioria das empresas ? ausência de feed back se as ações de melhoria na gestão da contratação e gestão dos contratos alcançou o resultado esperado, o que leva as pessoas a não procurar saber se existe algo melhor para fazer … se ?o vizinho? faz diferente !

Os dados não estão estratificados por segmento de mercado de modo a preservar a identidade das empresas que participaram do estudo, mas quase 30 % das empresas pesquisadas são do segmento da saúde e posso comentar que estão entre as mais atrasadas quando comparadas com as demais !

Nossa realidade ainda é a de que diversos contratos são fechados sem metodologia, por impulso e sem aferir se o mercado oferece opções mais vantajosas. E depois de assinado não é entregue para uma estrutura profissional de gestão, ficando nas mãos do gestor do contrato poderes maiores do que ele deveria ter e, principalmente, atribuídos a ele controles que ele não sabe fazer, e nem deveria porque sua preocupação deve ser com a gestão da sua unidade de negócios e não com controles administrativos que um instrumento contratual e a legislação o obrigam a realizar.

É fato que boa parte do ?custo Brasil? tem origem no desperdício que a má gestão dos contratos traz para as empresas, e elas ainda pensam que gestão de contratos é auditoria nos contratos.

Ainda não descobriram que gestão de contratos é a preocupação em executar o objeto contratado:

  • Fazer de tudo para que o contrato seja executado de acordo com o que foi pactuado;
  • Evitar ao máximo as penalidades;
  • Evitar relacionamentos comerciais com empresas que não prestam bons serviços, ou não entregam bons produtos.

Auditoria financeira de contratos é fundamental, e tem foco em demonstrar o que foi feito de errado, mas gestão do ciclo de vida dos contratos é outra coisa, e existe para evitar que os erros ocorram !

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