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Cadê o Contrato ?

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Hospitais continuam muito atrasados quando se fala em gestão de contratos.

Justamento um tipo de empresa das que mais formalizam contratos, porque o hospital é um ?grande varejo?, ou seja, tem uma diversidade enorme de parceiros comerciais, sem comentar que pratica terceirização de serviços especializados que exige contratos complexos que especificam níveis de serviço, e consignação que exige contratos tipo guarda-chuva.

É de horrorizar quando nos deparamos com gente perguntando ?cadê o contrato? ?

O arrepio vem do fato de que geralmente quem pergunta é quem deveria ter a guarda do contrato, e não sabe se está no fundo da gaveta, ou se vai ter que recorrer ao jurídico para pegar o original e tirar uma cópia !

Enquanto construtoras, serviços públicos (não se espante quem não conhece: eu disse serviço público mesmo), e outros segmentos fazem tudo certinho, os hospitais teimam em fazer tudo errado, e pior ? achando que o que fazem é o suficiente e o resto é bobagem.

Não digo da boca pra fora: quando abrimos um curso de gestão de contratos, como agora por exemplo, empresas de diversos segmentos de mercado se inscrevem para assimilar técnicas e trocar experiências, mas hospitais ?mínguam?.

Melhores práticas de mercado são ignoradas pelo gestor de contratos hospitalar por não conhecer conceitos básicos:

  • Se quem compra não deve pagar e quem vende não deve receber, quem fecha o contrato não pode fazer sua gestão;
  • A obrigação técnica da gestão é de quem necessita do objeto ? o que se chama de área de gestão de contratos na verdade deve ser uma área de apoio à gestão. E apoio é apoio, não é auditoria ? uma área de apoio à gestão do contrato que ao invés de ajudar o gestor fica só apontando coisa errada sem ações de prevenção e ajuda para que o erro não aconteça faz parte do passado;
  • Os exigíveis (certificados, certidões e obrigações acessórias) da contratação devem ter controle de vigência da mesma forma que se faz com o próprio contrato;
  • Se o jurídico não participa da contratação de rotina dos funcionários, também não deve participar da contratação de rotina de qualquer outra coisa. É uma área de consultoria interna e não uma área operacional.

Ainda existem empresas, incluindo a maioria dos hospitais, que tratam contratos como informações sigilosas. Quase 100 % de toda a informação que reveste a contratação e execução dos contratos não é sigilosa:

  • É sigilosa a informação que circula no processo de contratação entre o pedido do orçamento (ou o edital) até a tabulação das propostas (ou abertura de envelopes da licitação). Fora isso qualquer informação que ?não deve vazar? é ?coisa de lobista?;
  • São sigilosos os dados de contratação de objetos essenciais à manutenção da competitividade da empresa em relação aos seus concorrentes. Fora isso o que se esconde é o que a pessoa que está levando vantagem não quer que os outros descubram.

Quando citei empresas públicas como exemplo não estava brincando mesmo. Empresas como a Petrobras, Correios, Caixa Econômica Federal e diversas outras perceberam há muito tempo que quanto mais públicos forem seus processos mais vantagem competitiva têm:

  • Publicam 100 % das suas demandas de contratação na Internet;
  • Contratam praticamente tudo via leilão eletrônico;
  • Abriu o envelope … vai tudo para a Internet para quem quiser ver, e acompanhar o processo de julgamento e eleição do vencedor.

Mas hospitais são diferentes. Há pouco tempo vimos na TV o escândalo na área de saúde do Rio. Infelizmente não podemos afirmar que aquilo não acontece em outros locais porque a prática dos hospitais é manter tudo em sigilo.

Um hospital saber que o outro paga menos por um lote de medicamento não tem nada de sigiloso. É benéfico tanto para o que paga mais e vai ter argumento para negociar melhor a próxima compra, quanto para o que paga menos e vai poder pagar menos ainda na próxima negociação quando tiver a informação de que seu ?privilégio? deixou de existir.

A população e opinião pública ter acesso ao preço abusivo que um hospital paga por algo é a melhor forma de coibir a gestão fraudulenta.

A GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) feita de forma profissional no Brasil ainda não está tão madura quanto no mercado americano (que chama de CLM ? Contract Lifecycle Management), e infelizmente na área hospitalar ainda é embrionária.

Para avaliar o nível de maturidade da GCVC na sua empresa faça as seguintes perguntas e responda SIM ou NÃO, somente isso:

  • As pessoas que fazem a gestão do contrato tem acesso a integra do contrato, anexos e processo de contratação ?
  • O controle de vigência do contrato está sendo feita de modo que o gestor tenha tempo suficiente para verificar opções de mercado antes de renovar com o mesmo parceiro ao invés de ser feita em prazo fixo que pode não ser suficiente para isso ?
  • Os documentos solicitados ao parceiro ou exigidos pelo fisco na etapa de contratação são validos até o final da vigência do contrato sem expirar ? existe uma área de apoio encarregada de providenciar as atualizações ?
  • As pessoas envolvidas na contratação e gestão dos contratos têm formação suficiente em técnicas de controle dos eventos e dos processos relacionados ?
  • O tempo de contratação da maioria dos processos não depende do envolvimento do Jurídico ?
  • O acervo contratual está organizado com tudo que é necessário para aferir a medição, o SLA, a forma e valor para liberação dos pagamentos e reajustes de preços durante a vigência ?
  • É certo que os parceiros são penalizados de acordo com a penalidade contratual se não cumpriu o que foi pactuado ?
  • Está bem claro na sua empresa quais são as responsabilidades da área de contratação, da área de apoio a gestão, do gestor do contrato … e estas são áreas diferentes na organização ?
  • Sua empresa faz benchmark de preços com empresas similares ?
  • O parceiro só é contratado novamente se não for mal avaliado sistematicamente ?

Estas são apenas 10 perguntas de uma série de outras que fazemos quando se profissionaliza a gestão do ciclo de vida dos contratos.

Se você não respondeu SIM a todas elas pode ter certeza que tem problemas e pode estar perdendo muito dinheiro ? para não dizer que pode estar sendo roubado ou envolvido em fraudes sem saber !

Se respondeu NÃO a todas elas me permita dar um conselho: não conte para ninguém !

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